Trên nguồn chính thức thì không. Trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế và Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp đều lấy mã số và tên làm khoá tra chính; không có ô nhập số điện thoại hay email. Một vài trang tư nhân có cho tìm theo số điện thoại hoặc tên người đại diện, nhưng kết quả thường dẫn sai vì những thông tin này vốn không được sinh ra để nhận diện doanh nghiệp.
Cách làm đúng là đi ngược lại: từ số điện thoại, email hay tên người đang giao dịch, tìm cho ra mã số thuế của doanh nghiệp — qua hoá đơn, hợp đồng, website, hoặc hỏi thẳng — rồi tra mã đó trên nguồn chính thức. Phần dưới giải thích vì sao từng loại thông tin dễ dẫn sai và đi ngược lại thế nào cho nhanh.
Nguồn chính thức cho tra bằng gì
Hai nguồn chính thức trả lời hai câu hỏi khác nhau, nhưng cùng một cách tìm:
| Nguồn | Tra bằng | Trả lời câu hỏi |
|---|---|---|
| Trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế | Mã số thuế là chính; có thể tìm theo tên và một vài trường phụ tuỳ giao diện | Trạng thái mã số thuế, cơ quan thuế quản lý, địa chỉ đăng ký thuế |
| Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp | Mã số doanh nghiệp hoặc tên | Thông tin đăng ký doanh nghiệp: tên, trụ sở, người đại diện, ngành nghề, tình trạng pháp lý |
Hai nguồn đều không coi số điện thoại, email là thông tin nhận diện. Lý do đơn giản: một doanh nghiệp có thể có nhiều số điện thoại, đổi số bất cứ lúc nào mà không phải làm thủ tục gì, và nhiều doanh nghiệp có thể khai cùng một số. Một khoá tra mà không duy nhất thì không dùng để tra được.
Vì sao số điện thoại trên hồ sơ hay dẫn sai
Nhiều người ngạc nhiên khi tra một số điện thoại trên trang tư nhân và ra vài chục công ty chẳng liên quan gì tới nhau. Chuyện này có lý do:
- Số của bên làm thủ tục. Khi thành lập doanh nghiệp qua dịch vụ, ô số điện thoại trên hồ sơ đăng ký đôi khi được điền số của chính dịch vụ đó. Một văn phòng làm thủ tục cho hàng trăm công ty thì số của họ gắn với hàng trăm hồ sơ.
- Số cũ không ai cập nhật. Số điện thoại khai lúc thành lập có thể là số của kế toán cũ, của người sáng lập đã rút vốn, hay một số đã bỏ. Nhà mạng thu hồi số bỏ lâu và cấp cho người khác, nên người nghe máy hôm nay có thể không biết gì về công ty.
- Một người đứng nhiều công ty. Chủ có ba công ty khai chung một số di động là chuyện bình thường, không phải dấu hiệu gì.
- Trang tư nhân gộp từ nhiều nguồn. Số lấy từ quảng cáo, danh bạ cũ, hồ sơ tuyển dụng có thể bị gắn nhầm vào hồ sơ công ty trùng tên.
Vì vậy, tra ngược từ số điện thoại chỉ cho ra danh sách nghi can. Không kết luận một số điện thoại “là của” công ty nào khi chưa đối chiếu bằng mã số.
Email: đuôi tên miền nói gì và không nói gì
Email có đuôi tên miền riêng — kiểu [email protected] — là manh mối tốt hơn số điện thoại, nhưng vẫn chỉ là manh mối:
- Nói được: người gửi có quyền dùng hộp thư trên tên miền đó. Mở website của tên miền, phần chân trang thường ghi tên công ty và mã số thuế. Đó là điểm bắt đầu để tra.
- Không nói được: tên miền thuộc về pháp nhân nào. Tên miền có thể đăng ký bởi một cá nhân, một công ty trong cùng tập đoàn, hay một đại lý. Tên miền gần giống — thêm một chữ, đổi đuôi — là thủ đoạn quen thuộc của kẻ mạo danh.
- Email miễn phí (hộp thư cá nhân của các dịch vụ phổ biến) thì không nói gì về doanh nghiệp. Rất nhiều công ty nhỏ làm việc bằng hộp thư loại này; không đáng ngờ, nhưng cũng không chứng minh được gì.
Mẹo đơn giản: đừng dùng mã số thuế ghi trong chữ ký email. Tìm mã từ một nguồn khác — website chính thức, hoá đơn cũ, hợp đồng đã ký — rồi so với mã trong email. Hai nguồn khớp mới đáng tin.
Tra theo tên giám đốc: trùng tên và giới hạn của dữ liệu cá nhân
Có hai lý do khiến tên người đại diện không phải khoá tra tốt.
Thứ nhất, trùng tên quá nhiều. Họ tên người Việt tập trung vào một số họ và tên đệm phổ biến, nên một họ tên đầy đủ có thể ứng với rất nhiều người. Kết quả “người này đứng tên mười công ty” trên một trang tư nhân rất có thể là mười người khác nhau cùng tên.
Thứ hai, đó là dữ liệu cá nhân. Tên người đại diện được công bố như một phần của thông tin đăng ký doanh nghiệp, để người giao dịch biết ai đại diện cho pháp nhân. Việc gom tên đó lại để lập hồ sơ về một cá nhân — người này đứng những công ty nào, ở đâu — là chuyện khác, và nằm trong phạm vi các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Câu hỏi đúng thường không phải “ông A đứng tên những công ty nào”, mà là “ông A có đúng là người đại diện của công ty X không”. Câu đó trả lời được dễ dàng: tra công ty X bằng mã số, đọc dòng người đại diện, so với người đang ngồi trước mặt và giấy tờ họ đưa.
Đi ngược lại cho đúng: từ thứ mình có tới mã số
Tuỳ đang cầm thông tin gì, đường tới mã số thuế ngắn nhất như sau:
| Đang có | Tìm mã số ở đâu |
|---|---|
| Số điện thoại người chào hàng | Hỏi thẳng tên đầy đủ và mã số thuế của công ty; xin báo giá có đóng dấu hoặc hồ sơ năng lực |
| Email tên miền riêng | Chân trang website của tên miền; so với mã trên báo giá |
| Tên cửa hàng, thương hiệu | Hoá đơn đã mua, phiếu giao hàng, trang thông tin trên sàn thương mại điện tử của cửa hàng |
| Tên giám đốc | Hỏi tên công ty mà người đó đại diện, rồi tra công ty |
| Số tài khoản ngân hàng | Tên chủ tài khoản hiện khi chuyển thử; đối chiếu với tên công ty đã tra |
Có mã rồi thì tra trên trang của cơ quan thuế và cổng đăng ký doanh nghiệp, đọc tên, địa chỉ, người đại diện, trạng thái. Nếu những gì đối tác nói khớp với hồ sơ chính thức, thông tin liên lạc họ đưa có thể dùng được. Nếu lệch, hỏi lại trước khi đi tiếp.
Khi chỉ có một cuộc gọi xưng là người của một công ty
Tình huống hay gặp: ai đó gọi tới, xưng là nhân viên của một công ty có tiếng, chào hàng giá tốt hoặc đề nghị đổi tài khoản nhận tiền. Số gọi đến không có trong danh bạ.
- Không xác minh bằng chính số đang gọi. Hỏi lại “đây có phải số của công ty không” thì người gọi luôn trả lời có.
- Tự tìm số của công ty từ website chính thức, hoá đơn cũ, hợp đồng đã ký, rồi gọi lại qua số đó để hỏi người này có phải nhân viên không.
- Yêu cầu thay đổi tài khoản nhận tiền phải bằng văn bản có chữ ký của người có thẩm quyền, và xác nhận lại qua kênh cũ đã dùng.
- Tên chủ tài khoản phải trùng tên công ty. Tài khoản cá nhân, dù là của “giám đốc”, là dấu hiệu dừng lại.
Tra mã số thuế ở bước này chỉ giúp biết công ty có thật và đang ở trạng thái nào; nó không chứng minh người gọi là người của công ty. Hai việc khác nhau, đừng gộp.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế: nhập mã để xem trạng thái chính thức, địa chỉ đăng ký thuế và cơ quan thuế quản lý.
- Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp: xem tên, người đại diện, ngành nghề, tình trạng pháp lý theo mã hoặc tên.
- Cổng hoá đơn điện tử: với đối tác đã từng xuất hoá đơn cho mình, thông tin người bán trên hoá đơn là nguồn đối chiếu tốt nhất cho tên và mã.
Khi đã có mã, có thể tra nhanh trên trang tra cứu doanh nghiệp của Thuế Số (thueso.com/tra-cuu) để thấy tên, địa chỉ, người đại diện, chi nhánh trên cùng một trang, kèm nguồn và ngày ghi nhận. Trang này cũng tra theo mã và tên, không tra theo số điện thoại; trạng thái chính thức vẫn phải xem trên trang tra cứu của cơ quan thuế. Cách phân biệt khi tra theo tên ra nhiều kết quả giống nhau có ở bài tra doanh nghiệp theo tên.
Câu hỏi thường gặp
Số điện thoại trên hồ sơ đăng ký là của dịch vụ làm thủ tục thì doanh nghiệp có phải sửa không?
Nên cập nhật số liên hệ thật để thông báo và liên lạc về đúng người. Việc cập nhật thông tin liên lạc làm theo thủ tục thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp; kiểm thêm email, số điện thoại nhận thông báo trên tài khoản thuế điện tử.
Tra số điện thoại ra một công ty đã giải thể, có nghĩa người gọi là lừa đảo không?
Chưa chắc. Số có thể đã được nhà mạng cấp lại cho người khác hoặc chủ cũ dùng cho việc mới. Chỉ xác minh bằng cách tự tìm thông tin công ty mà người đó xưng danh rồi đối chiếu.
Có trang nào tra được tất cả công ty mà một người đứng tên không?
Nguồn chính thức không mở chức năng tra theo người như vậy cho công chúng. Kết quả trên trang tư nhân dễ lẫn người trùng tên và chạm tới dữ liệu cá nhân; nếu thật sự cần, ví dụ trong thủ tục pháp lý, hãy đi qua cơ quan có thẩm quyền.
Email báo giá ghi mã số thuế và tên công ty đúng hết, có yên tâm chuyển tiền không?
Chưa. Thông tin công khai ai cũng chép được. Hãy kiểm thêm tên chủ tài khoản nhận tiền có trùng tên công ty không và xác nhận với công ty qua số điện thoại mình tự tìm.
Doanh nghiệp đổi số điện thoại có phải báo cơ quan thuế không?
Số điện thoại, email là thông tin liên lạc trên hồ sơ đăng ký và trên tài khoản thuế điện tử. Nên cập nhật ở cả hai nơi để không lỡ thông báo; cách làm cụ thể theo thủ tục thay đổi đang hiệu lực.
Chỉ biết tên viết tắt tiếng Anh của công ty thì tra thế nào?
Thử tìm theo tên viết tắt trên cổng đăng ký doanh nghiệp, nhưng kết quả thường nhiều. Cách chắc hơn là xin đối tác mã số thuế hoặc lấy từ hoá đơn, rồi tra theo mã.
