Trước khi ký cho công ty thuê nhà, chủ nhà nên tra bốn thứ: công ty có thật và đang hoạt động không, ai là người đại diện theo pháp luật, người ký hợp đồng có thẩm quyền không, và công ty định dùng nhà làm trụ sở hay chỉ làm cửa hàng. Ba điều đầu giúp biết đang giao nhà cho ai. Điều thứ tư quyết định địa chỉ nhà mình có xuất hiện trên hồ sơ doanh nghiệp công khai hay không.
Nhiều chủ nhà chỉ tính giá thuê và tiền cọc, rồi vài năm sau mới phát hiện công ty đã dọn đi mà trụ sở vẫn ghi ở nhà mình: thư mời của cơ quan thuế gửi về, khách thuê mới tra ra một công ty cũ ở cùng địa chỉ, có khi có người đến tìm đòi nợ. Bài này giúp chủ nhà làm đúng từ lúc ký.
Công ty thuê nhà khác người thuê cá nhân ở đâu
Cho một gia đình thuê, quan hệ gói gọn trong hợp đồng. Cho công ty thuê, có thêm hai lớp:
- Lớp pháp lý: bên thuê là pháp nhân. Người đến xem nhà, người trả giá, người ký có thể là ba người khác nhau. Trách nhiệm theo hợp đồng thuộc về công ty, không thuộc về cá nhân nào trong số đó.
- Lớp địa chỉ: nếu công ty đăng ký trụ sở, chi nhánh hay địa điểm kinh doanh tại nhà, địa chỉ đó đi vào hồ sơ đăng ký doanh nghiệp và hồ sơ thuế. Hồ sơ này công khai và tồn tại cho tới khi chính công ty làm thủ tục thay đổi.
Lớp thứ hai là chỗ chủ nhà ít để ý nhất, vì chủ nhà không tự xoá được địa chỉ nhà mình khỏi hồ sơ của công ty khác. Việc thay đổi trụ sở là thủ tục của doanh nghiệp.
Tra bên thuê: bốn bước trong mười lăm phút
- Xin mã số thuế của công ty và tự tra, không chỉ nhìn bản chụp giấy chứng nhận họ gửi. Tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế hoặc công cụ tra mã số thuế tại thueso.com/tra-cuu.
- Đọc trạng thái và ngày thành lập. Công ty đang hoạt động là điều kiện tối thiểu. Công ty mới lập không có gì sai, nhưng cần xem thêm năng lực trả tiền qua cách khác.
- Đối chiếu người đại diện theo pháp luật với người sẽ ký hợp đồng. Nếu khác nhau, xin giấy uỷ quyền có chữ ký của người đại diện, kèm phạm vi uỷ quyền rõ ràng.
- Xem địa chỉ trụ sở hiện tại và danh sách chi nhánh. Công ty định chuyển trụ sở về nhà mình, hay giữ trụ sở nơi khác và chỉ mở cửa hàng? Nếu trụ sở đang ở tỉnh khác, hỏi họ định đăng ký nhà mình là chi nhánh hay địa điểm kinh doanh.
Một điểm dễ bỏ qua: tra luôn địa chỉ nhà mình xem đã có công ty nào khác đăng ký ở đó chưa — thường là khách thuê cũ chưa làm thủ tục chuyển đi. Nếu có, nên xử lý với khách cũ trước khi ký với khách mới, vì hai công ty cùng một địa chỉ sẽ khiến bên thuê mới gặp phiền khi cơ quan thuế xác minh.
So sánh hai khách thuê giả định
Giả sử một căn nhà mặt phố có hai công ty cùng hỏi thuê trong một tuần. Số liệu dưới đây là giả định để minh hoạ:
| Khách thứ nhất | Khách thứ hai | |
|---|---|---|
| Giá trả | 60 triệu đồng/tháng | 52 triệu đồng/tháng |
| Tiền cọc | 1 tháng | 3 tháng |
| Thời hạn đề nghị | 1 năm | 3 năm |
| Hồ sơ | Lập 2 tháng, vốn điều lệ ghi 20 tỷ đồng | Hoạt động 7 năm, đã có 2 chi nhánh |
| Dùng nhà làm | Trụ sở chính | Địa điểm kinh doanh, trụ sở giữ nơi khác |
Khách thứ nhất trả cao hơn 8 triệu đồng mỗi tháng, tức 96 triệu đồng một năm. Nhưng nếu họ bỏ ngang sau 6 tháng và nhà trống 3 tháng mới tìm được khách mới, chủ nhà mất khoảng 3 × 60 = 180 triệu đồng tiền thuê, chỉ bù được 60 triệu tiền cọc. Chưa kể trụ sở của họ có thể vẫn nằm ở địa chỉ nhà trong khi họ đã đi.
Khách thứ hai trả thấp hơn, nhưng cọc dày hơn, thời hạn dài hơn và chỉ đăng ký địa điểm kinh doanh — khi chấm dứt, việc đóng một địa điểm kinh doanh thường gọn hơn chuyển cả trụ sở chính. Không có lựa chọn nào luôn đúng; điều quan trọng là so sánh bằng cả tiền cọc, thời hạn và rủi ro địa chỉ, không chỉ giá thuê.
Vốn điều lệ 20 tỷ đồng của khách thứ nhất không nói lên khả năng trả tiền thuê: đó là con số đăng ký, không phải số dư tài khoản.
Điều khoản nên có để địa chỉ nhà không bị kẹt
- Nghĩa vụ chuyển trụ sở, đóng chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh trong một thời hạn cụ thể sau khi hợp đồng chấm dứt, và gửi chủ nhà bản xác nhận đã thay đổi.
- Giữ lại một phần tiền cọc cho tới khi bên thuê hoàn tất thủ tục thay đổi địa chỉ — đây là thoả thuận dân sự, hai bên tự đặt mức.
- Nhận và chuyển thư từ: sau khi bên thuê dọn đi, thư gửi cho công ty tại địa chỉ nhà xử lý thế nào.
- Cho phép chủ nhà xác nhận với cơ quan nhà nước rằng công ty không còn hoạt động tại địa chỉ, nếu bên thuê bỏ đi không làm thủ tục.
- Thông tin liên lạc dự phòng của người đại diện và của một người thứ hai trong công ty.
Nếu công ty bỏ đi mà không đổi địa chỉ, khi cơ quan thuế đến xác minh, chủ nhà nên cung cấp thông tin trung thực rằng công ty đã dọn đi từ khi nào. Hồ sơ của công ty đó có thể bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký; đó là việc của công ty, nhưng cung cấp thông tin sớm giúp địa chỉ nhà mình bớt bị gắn với một hồ sơ treo.
Thuế tiền thuê nhà: ai khai, xuất chứng từ thế nào
Tiền cho thuê nhà là thu nhập của chủ nhà. Cá nhân cho thuê tài sản có doanh thu vượt ngưỡng theo quy định thì có nghĩa vụ thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân; ngưỡng và tỷ lệ áp dụng tra ở văn bản hiện hành, vì các mức này đã được điều chỉnh trong đợt sửa luật gần đây. Có mấy điểm nên thoả thuận ngay khi ký:
- Ai khai và nộp thuế: chủ nhà tự khai, hay công ty thuê khai thay theo thoả thuận trong hợp đồng.
- Giá thuê đã gồm thuế hay chưa. Ghi rõ để tránh cãi nhau khi công ty thuê trừ tiền thuế trước khi chuyển.
- Chứng từ cho công ty: công ty cần chứng từ để ghi chi phí. Chủ nhà cá nhân có thể đề nghị cơ quan thuế cấp hoá đơn theo từng lần phát sinh theo quy định về hoá đơn hiện hành.
Không nên chấp nhận đề nghị ghi giá thuê trên hợp đồng thấp hơn thực tế. Giá hai bên thật sự trả nhau lộ ra qua chứng từ chuyển khoản; lệch nhau là rủi ro cho cả chủ nhà lẫn công ty. Cách tính thuế cho thuê nhà được giải thích kỹ trong danh mục cho thuê tài sản trên Thuế Phí.
Tự kiểm tra ở đâu
- Trang tra cứu thông tin người nộp thuế và cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia: tra bên thuê trước khi ký, tra lại một lần sau khi họ đăng ký địa chỉ mới để xem đã ghi đúng nhà mình chưa.
- Tra theo địa chỉ nhà định kỳ, nhất là khi hợp đồng vừa chấm dứt: công ty cũ đã chuyển đi trên hồ sơ chưa.
- Ứng dụng thuế trên điện thoại hoặc tài khoản thuế điện tử của chủ nhà: kiểm các khoản thuế tiền thuê đã được khai, nộp, nhất là khi thoả thuận công ty thuê khai thay.
Nếu có vướng mắc về công ty cũ không chịu đổi địa chỉ, chủ nhà có thể liên hệ thuế cơ sở nơi có nhà để cung cấp thông tin, thay vì tự dán thông báo hay giữ đồ của bên thuê.
Câu hỏi thường gặp
Công ty thuê chỉ mở cửa hàng, có bắt buộc đăng ký địa chỉ nhà mình không?
Nếu công ty kinh doanh tại đó, họ thường phải đăng ký địa điểm kinh doanh hoặc chi nhánh theo quy định, nên địa chỉ nhà vẫn xuất hiện trên hồ sơ. Khác biệt là đóng một địa điểm kinh doanh thường gọn hơn chuyển trụ sở chính.
Hợp đồng do trưởng phòng hành chính ký có được không?
Được nếu người đó có giấy uỷ quyền hợp lệ của người đại diện theo pháp luật và phạm vi uỷ quyền bao gồm việc thuê nhà. Chủ nhà nên giữ bản sao giấy uỷ quyền cùng hợp đồng.
Công ty đã dọn đi hai năm mà trụ sở vẫn ghi ở nhà mình thì làm gì?
Liên hệ người đại diện của công ty yêu cầu làm thủ tục thay đổi trụ sở theo hợp đồng. Nếu không liên lạc được, cung cấp thông tin cho cơ quan đăng ký kinh doanh và thuế cơ sở nơi có nhà rằng công ty không còn hoạt động tại đó.
Vốn điều lệ lớn có phải công ty sẽ trả tiền thuê đều không?
Không. Vốn điều lệ là số vốn các thành viên cam kết góp khi đăng ký, không cho biết số tiền hiện có. Tiền cọc và điều khoản thanh toán mới là thứ bảo vệ chủ nhà.
Để công ty thuê khai thuế thay có lợi gì?
Chủ nhà đỡ việc khai, tiền thuế được trừ ngay khi thanh toán. Đổi lại, chủ nhà cần kiểm tra công ty đã thật sự khai, nộp cho mình, bằng cách xem trên tài khoản thuế hoặc ứng dụng thuế.
Khách thuê mới tra ra một công ty cũ ở cùng địa chỉ có sao không?
Không làm khách mới mất quyền đăng ký, nhưng có thể khiến họ lo ngại và cơ quan thuế xác minh kỹ hơn. Nên chủ động giải thích và thúc công ty cũ hoàn tất việc chuyển trụ sở.
