Trước khi chuyển tiền cọc, người mua nên tra năm dòng trên hồ sơ của công ty bán hàng: tên pháp nhân và mã số thuế, trạng thái, ngày thành lập, ngành nghề và người đại diện theo pháp luật. Mất khoảng mười phút, và nó trả lời câu hỏi quan trọng nhất: người nhận tiền của mình là ai, và có đúng là bên sẽ ký hợp đồng không.
Hồ sơ công khai không cho biết công ty làm ăn tốt hay dở, có đủ tiền để giao hàng hay không. Nhưng nó giúp bắt được những điểm lệch rất cụ thể — thương hiệu một đằng, pháp nhân một nẻo; tiền cọc chuyển vào tài khoản cá nhân; hợp đồng do người không có tên trong hồ sơ ký. Bài này lấy ba tình huống người tiêu dùng hay gặp: làm nội thất, đặt tour và mua xe.
Vì sao người mua lẻ cũng nên tra
Tra hồ sơ doanh nghiệp thường được xem là việc của kế toán công ty khi chọn nhà cung cấp. Nhưng với một gia đình, khoản cọc 50–200 triệu đồng cho bộ nội thất căn hộ, một chuyến du lịch cả nhà hay một chiếc xe có khi còn lớn hơn nhiều giao dịch của doanh nghiệp nhỏ. Khác biệt là người mua lẻ ít khi có hợp đồng chặt, hay chuyển tiền theo lời nhắn và tin vào trang mạng xã hội của cửa hàng.
Ba loại giao dịch có chung một đặc điểm: trả tiền trước, nhận hàng hoặc dịch vụ sau vài tuần tới vài tháng. Khoảng thời gian đó là khi người mua cần biết chắc mình đã giao tiền cho một pháp nhân có thật, có tên, có địa chỉ và có người chịu trách nhiệm.
Năm dòng cần đọc và đọc để làm gì
| Dòng trên hồ sơ | Đọc để trả lời | Điểm cần hỏi lại |
|---|---|---|
| Tên pháp nhân, mã số thuế | Bên nào sẽ đứng tên trên hợp đồng và hoá đơn | Tên trên hợp đồng khác tên trên hồ sơ, hoặc hợp đồng không ghi mã số thuế |
| Trạng thái | Công ty có đang ở trạng thái hoạt động bình thường không | Tạm ngừng, ngừng hoạt động, không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký |
| Ngày thành lập, ngày bắt đầu hoạt động | Công ty mới hay đã làm lâu | Công ty vài tháng tuổi nhưng giới thiệu “mười năm kinh nghiệm” |
| Ngành nghề, nhất là ngành chính | Việc đang chào bán có nằm trong những gì công ty đăng ký | Ngành chính hoàn toàn khác, ví dụ công ty nội thất mà ngành chính là tư vấn quản lý |
| Người đại diện theo pháp luật | Ai chịu trách nhiệm trước pháp luật | Người ký hợp đồng không phải người đại diện và không có giấy uỷ quyền |
Mỗi điểm lệch chưa phải là dấu hiệu lừa đảo. Công ty mới lập có thể do đội ngũ lâu năm tách ra; người ký có thể là giám đốc chi nhánh được uỷ quyền. Nhưng mỗi điểm lệch là một câu hỏi phải có câu trả lời bằng giấy trước khi chuyển tiền.
So sánh hai công ty nội thất giả định
Giả sử một gia đình đang chọn giữa hai bên làm nội thất căn hộ, báo giá gần nhau khoảng 320 triệu đồng, đều đòi cọc 30%. Tra hồ sơ ra như sau (số liệu giả định):
| Công ty thứ nhất | Công ty thứ hai | |
|---|---|---|
| Ngày thành lập | 4 tháng trước | 6 năm trước |
| Trạng thái | Đang hoạt động | Đang hoạt động |
| Ngành chính | Bán buôn tổng hợp | Hoàn thiện công trình xây dựng |
| Địa chỉ trụ sở | Ở tỉnh khác, không phải nơi có xưởng trưng bày | Trùng khu vực xưởng trưng bày, có địa điểm kinh doanh đăng ký |
| Người đại diện | Không phải người đang tư vấn và sẽ ký | Chính là người ký hợp đồng |
| Tài khoản nhận cọc | Tài khoản cá nhân của nhân viên kinh doanh | Tài khoản đứng tên công ty |
Công ty thứ nhất không hẳn là không đáng tin, nhưng số câu hỏi phải có lời giải thích nhiều hơn hẳn: xưởng này thuộc pháp nhân nào, vì sao người ký không phải người đại diện, vì sao tiền cọc vào tài khoản cá nhân. Nếu vẫn muốn chọn công ty thứ nhất vì mẫu mã, cách giảm rủi ro là chia nhỏ tiền cọc theo tiến độ, chuyển vào tài khoản đứng tên công ty, và yêu cầu hợp đồng có tên, mã số thuế, chữ ký của người có thẩm quyền.
Đặt tour và mua xe: hai điểm riêng cần để ý
Đặt tour. Kinh doanh dịch vụ lữ hành là ngành có điều kiện, cần giấy phép riêng theo pháp luật về du lịch. Hồ sơ doanh nghiệp chỉ cho biết công ty có đăng ký ngành lữ hành hay không; có giấy phép hay chưa thì phải tra ở cơ quan quản lý du lịch hoặc hỏi công ty xuất trình. Tình huống hay gặp là trang quảng cáo tour mang một tên, còn pháp nhân nhận tiền lại là một công ty tổ chức sự kiện hoặc một đại lý bán vé. Việc đó không sai, nhưng hợp đồng phải ghi rõ bên nào chịu trách nhiệm tổ chức chuyến đi.
Mua xe. Tên thương hiệu xe trên biển hiệu đại lý không phải là tên pháp nhân. Một đại lý thường là một công ty riêng, có mã số thuế riêng, đôi khi là chi nhánh của một công ty ở tỉnh khác. Khi đặt cọc, kiểm:
- Tên công ty và mã số thuế trên phiếu đặt cọc có khớp với hồ sơ tra được không.
- Nếu là chi nhánh (mã 13 số), công ty mẹ là ai, ở đâu.
- Tiền cọc chuyển vào tài khoản của công ty hay chi nhánh đó, không phải tài khoản của nhân viên tư vấn.
Những gì hồ sơ công khai không trả lời được
- Công ty có đủ tiền, đủ năng lực giao hàng không. Vốn điều lệ là con số đăng ký, không phải tiền đang có trong tài khoản.
- Công ty có nợ thuế, có bị kiện không. Trang tra cứu thông tin người nộp thuế không cho người ngoài xem số nợ; trạng thái mã số thuế cũng không phải kết luận về nợ.
- Chất lượng sản phẩm. Việc này vẫn phải dựa vào công trình đã làm, người đã mua, và điều khoản bảo hành trong hợp đồng.
- Người đang nhắn tin với mình có đúng là nhân viên công ty không. Hồ sơ không có danh sách nhân viên. Gọi vào số điện thoại công khai của công ty, hoặc đến tận nơi trưng bày, để xác nhận.
Nói cách khác, tra hồ sơ giúp loại bớt rủi ro nhầm người, không thay được việc đọc kỹ hợp đồng và chọn cách trả tiền an toàn.
Giấy tờ nên có khi đặt cọc
- Hợp đồng hoặc phiếu đặt cọc ghi đủ tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, người ký và chức danh. Nếu người ký không phải người đại diện theo pháp luật, xin bản sao giấy uỷ quyền.
- Chứng từ chuyển khoản vào tài khoản đứng tên công ty, nội dung ghi rõ số hợp đồng. Hạn chế đưa tiền mặt không có phiếu thu.
- Điều khoản hoàn cọc: bên bán chậm giao, không giao được thì hoàn thế nào, trong bao lâu.
- Hoá đơn khi thanh toán. Người tiêu dùng có quyền yêu cầu hoá đơn; hoá đơn là thêm một bằng chứng giao dịch với đúng pháp nhân.
- Ảnh chụp kết quả tra hồ sơ công ty kèm ngày tra, lưu cùng hợp đồng. Khi có tranh chấp, đó là bằng chứng về thông tin công ty lúc giao dịch.
Tự kiểm tra ở đâu
Có hai nguồn chính thức để tra: trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế (mã số, tên, trạng thái, cơ quan thuế quản lý) và cổng thông tin đăng ký doanh nghiệp quốc gia (ngành nghề, người đại diện, địa chỉ). Có thể tra nhanh theo mã số thuế hoặc tên bằng công cụ tra mã số thuế của Thuế Số tại thueso.com/tra-cuu.
Khi chỉ biết tên thương hiệu hay tên cửa hàng, tra theo tên dễ ra nhiều công ty na ná nhau; cách tách đúng pháp nhân có trong bài tra doanh nghiệp theo tên mà ra nhiều kết quả giống nhau. Cách chắc nhất vẫn là xin mã số thuế từ chính công ty rồi tự tra, không dựa vào ảnh chụp giấy tờ họ gửi.
Câu hỏi thường gặp
Công ty mới thành lập vài tháng thì có nên đặt cọc không?
Tuổi công ty không tự nói lên uy tín. Nhiều công ty mới do người làm nghề lâu năm lập ra. Chỉ cần giảm rủi ro bằng cách cọc ít hơn, trả theo tiến độ và yêu cầu hợp đồng đầy đủ thông tin pháp nhân.
Nhân viên bảo chuyển cọc vào tài khoản cá nhân cho nhanh thì sao?
Nên từ chối và đề nghị chuyển vào tài khoản đứng tên công ty. Tiền vào tài khoản cá nhân rất khó chứng minh là đã trả cho công ty khi có tranh chấp, và cũng không phải cách làm đúng của doanh nghiệp.
Tra thấy trạng thái “tạm ngừng kinh doanh” mà cửa hàng vẫn mở cửa thì hiểu thế nào?
Có thể cửa hàng thuộc một pháp nhân khác, hoặc thông tin chưa cập nhật. Hỏi thẳng bên bán hợp đồng sẽ ký với công ty nào, rồi tra đúng công ty đó. Không ký với pháp nhân đang tạm ngừng.
Hợp đồng chỉ ghi tên thương hiệu, không có mã số thuế có sao không?
Tên thương hiệu không xác định được ai chịu trách nhiệm. Yêu cầu bổ sung tên công ty đầy đủ và mã số thuế trước khi ký; nếu bên bán từ chối thì đó là điểm đáng cân nhắc.
Có tra được công ty có nợ thuế hay không?
Người ngoài không xem được số nợ thuế của doanh nghiệp trên trang tra cứu công khai. Trạng thái mã số thuế cho biết tình trạng đăng ký, không phải bảng điểm tài chính.
Đại lý là chi nhánh của công ty ở tỉnh khác thì ký với ai?
Chi nhánh không phải pháp nhân riêng; trách nhiệm cuối cùng thuộc về công ty mẹ. Hợp đồng có thể do chi nhánh ký theo uỷ quyền, nhưng nên ghi rõ tên, mã số của cả chi nhánh và công ty.
