Một doanh nghiệp có hai loại trạng thái do hai hệ thống ghi: tình trạng pháp lý trên hệ thống đăng ký doanh nghiệp (đang hoạt động, tạm ngừng kinh doanh, đang làm thủ tục giải thể, đã giải thể, bị thu hồi giấy chứng nhận…) và trạng thái mã số thuế trên hệ thống đăng ký thuế (đang hoạt động, tạm ngừng, 03, 06…). Hai hệ thống liên thông dữ liệu đăng ký, nhưng mỗi bên còn ghi những việc thuộc quản lý riêng của mình, nên lệch nhau là chuyện có thể xảy ra.
Khi thấy lệch, đừng hỏi “bên nào đúng”. Hãy hỏi mỗi bên đang ghi nhận việc gì và việc mình định làm phụ thuộc vào bên nào. Hoá đơn, kê khai phụ thuộc bên thuế; tư cách pháp nhân, người đại diện, ngành nghề phụ thuộc bên đăng ký kinh doanh.
Hai hệ thống ghi hai việc khác nhau
| Hệ thống đăng ký doanh nghiệp | Hệ thống đăng ký thuế | |
|---|---|---|
| Cơ quan ghi | Cơ quan đăng ký kinh doanh | Cơ quan thuế |
| Ghi nhận điều gì | Doanh nghiệp tồn tại hợp pháp đến đâu: thành lập, thay đổi, tạm ngừng, giải thể, thu hồi giấy chứng nhận | Doanh nghiệp đang ở tình huống quản lý thuế nào: đang hoạt động, tạm ngừng, chuyển nơi quản lý, ngừng hoạt động, không có mặt ở địa chỉ |
| Tra ở đâu | Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp | Trang tra cứu thông tin người nộp thuế |
| Quyết định việc gì | Tư cách pháp lý, người đại diện, ngành nghề, tên, địa chỉ đăng ký | Hoá đơn, kê khai, nộp thuế |
Có những trạng thái chỉ bên thuế ghi được — ví dụ không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký là kết quả xác minh của cơ quan thuế. Có những trạng thái bắt nguồn từ bên đăng ký kinh doanh — ví dụ quyết định thu hồi giấy chứng nhận. Thông tin đi qua lại giữa hai bên cần thời gian.
Ba lý do khiến hai trạng thái lệch nhau
- Độ trễ liên thông. Doanh nghiệp vừa được chấp nhận tạm ngừng hay vừa quay lại hoạt động; một bên đã cập nhật, bên kia vài ngày sau mới đổi.
- Mỗi bên ghi việc của mình. Cơ quan thuế xác minh và ghi nhận 06 khi không tìm thấy doanh nghiệp ở địa chỉ; bên đăng ký kinh doanh vẫn giữ tình trạng đang hoạt động vì chưa có quyết định nào của họ thay đổi điều đó.
- Thủ tục đi theo thứ tự. Khi giải thể, doanh nghiệp phải hoàn tất nghĩa vụ thuế và được chấm dứt hiệu lực mã số trước, sau đó bên đăng ký kinh doanh mới cập nhật tình trạng đã giải thể. Ở giữa hai mốc, hai bên ghi hai trạng thái khác nhau là đúng quy trình.
Các cặp lệch hay gặp và cách hiểu
| Bên đăng ký kinh doanh | Bên thuế | Cách hiểu thường gặp |
|---|---|---|
| Đang hoạt động | Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký (06) | Cơ quan thuế xác minh không thấy doanh nghiệp ở địa chỉ; bên đăng ký chưa có quyết định gì. Hoá đơn bị ngừng sử dụng theo bên thuế |
| Đang hoạt động | Ngừng hoạt động, chưa hoàn thành chấm dứt mã số (03) | Doanh nghiệp đã nộp hồ sơ ngừng, chấm dứt ở bên thuế nhưng chưa xong; hoặc dữ liệu một bên chưa cập nhật |
| Đang làm thủ tục giải thể | Đang hoạt động hoặc 03 | Đang giải quyết nghĩa vụ thuế trước khi giải thể |
| Tạm ngừng kinh doanh | Đang hoạt động | Thường là độ trễ; tra lại sau vài ngày |
| Bị thu hồi giấy chứng nhận | Còn trạng thái cũ | Thông tin thu hồi chưa phản ánh sang bên thuế; nghĩa vụ thuế còn dang dở vẫn phải xử lý |
| Đã giải thể | Đã chấm dứt hiệu lực mã số (01) | Khớp, doanh nghiệp đã đóng hẳn |
Câu chữ cụ thể trên từng hệ thống có thể khác cách viết ở bảng trên và có thể thay đổi theo văn bản mới. Luôn đọc đúng câu chữ đang hiện vào ngày tra.
Bên nào quyết định việc mình định làm
- Nhận hoá đơn, khấu trừ thuế đầu vào: nhìn bên thuế. Bên đăng ký kinh doanh ghi đang hoạt động không cứu được một hoá đơn lập khi bên thuế đã ngừng quyền sử dụng hoá đơn của người bán.
- Ký hợp đồng, xác định người có quyền ký: nhìn bên đăng ký kinh doanh. Người đại diện, tên pháp lý, ngành nghề lấy theo nội dung đăng ký.
- Đánh giá đối tác còn tồn tại hay không: nhìn cả hai. Đã giải thể bên này nhưng còn treo bên kia là hồ sơ chưa đóng xong.
- Thu hồi công nợ: nhìn cả hai, và hỏi luật sư nếu đối tác đang làm thủ tục giải thể hay phá sản, vì có trình tự riêng cho việc đòi nợ trong những thủ tục này.
Chi nhánh cũng có hai trạng thái riêng
Chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh cũng được đăng ký ở cả hai hệ thống, và mỗi đơn vị có trạng thái riêng, độc lập với công ty mẹ. Vì vậy có thêm những kiểu lệch sau:
- Công ty mẹ đang hoạt động ở cả hai bên, nhưng một chi nhánh bị bên thuế ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ. Hoá đơn do chi nhánh đó lập bị ảnh hưởng, hoá đơn của công ty mẹ thì không.
- Chi nhánh đã được chấm dứt hoạt động bên đăng ký kinh doanh nhưng mã 13 số bên thuế chưa đóng xong vì còn tờ khai, còn nghĩa vụ.
- Chi nhánh mới mở, bên đăng ký đã có, bên thuế vài ngày sau mới hiện đủ.
Khi nhận hoá đơn từ chi nhánh, tra đúng mã 13 số của chi nhánh đó ở cả hai nguồn, đừng dừng ở trạng thái của công ty mẹ.
Nếu doanh nghiệp của mình bị lệch
- Chụp lại cả hai trạng thái kèm ngày tra.
- Xác định bên nào không khớp thực tế. Doanh nghiệp đang hoạt động bình thường mà bên thuế ghi 06 thì việc cần làm là liên hệ cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn khôi phục; bên đăng ký ghi sai so với hồ sơ đã nộp thì liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Mang theo giấy tờ gốc: giấy chứng nhận mới nhất, thông báo đã nhận, hợp đồng thuê trụ sở.
- Tra lại sau khi được xử lý để chắc cả hai bên đã cập nhật.
Đừng đợi đối tác phát hiện rồi hỏi. Khách hàng lớn thường tra cả hai nguồn trước khi thanh toán, và một dòng trạng thái lệch có thể làm chậm cả lô tiền.
Nếu đối tác bị lệch
Với đối tác, lệch là lý do để hỏi, không phải để kết luận. Trình tự gợi ý:
- Hỏi đối tác chuyện gì đang xảy ra, xin giấy tờ tương ứng (thông báo, quyết định).
- Tạm dừng nhận hoá đơn mới nếu bên thuế đang ghi trạng thái không cho phép dùng hoá đơn; đơn hàng đang dở thì thống nhất lại lịch giao, lịch thanh toán.
- Rà lại hoá đơn đã nhận trong giai đoạn lệch, chuẩn bị hồ sơ chứng minh giao dịch có thật.
- Tra lại sau một thời gian ngắn. Nhiều ca lệch do độ trễ tự hết sau vài ngày.
Tự kiểm tra ở đâu
Tình trạng pháp lý tra trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; trạng thái mã số thuế — trạng thái chính thức cho việc dùng hoá đơn, kê khai — tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế. Doanh nghiệp tự xem thông báo trong tài khoản thuế điện tử và quyền sử dụng hoá đơn trên cổng hoá đơn điện tử.
Để xem nhanh một hồ sơ gồm trạng thái, địa chỉ, người đại diện và chi nhánh trên cùng một trang, có thể dùng trang tra cứu doanh nghiệp của Thuế Số (thueso.com/tra-cuu), chú ý dòng nguồn và ngày ghi nhận để biết trạng thái đó lấy từ đâu và từ lúc nào. Khi cần làm căn cứ, trạng thái chính thức vẫn phải xem trên trang của cơ quan thuế. Bảng ý nghĩa từng mã trạng thái thuế có ở bài các mã trạng thái mã số thuế và ý nghĩa từng mã.
Câu hỏi thường gặp
Bên đăng ký kinh doanh ghi đang hoạt động, vậy có nhận hoá đơn của đối tác đang 06 được không?
Việc sử dụng hoá đơn do bên thuế quản lý. Doanh nghiệp ở trạng thái 06 thuộc diện bị ngừng sử dụng hoá đơn điện tử, nên không nên nhận hoá đơn mới cho tới khi đối tác khôi phục.
Lệch trạng thái kéo dài bao lâu thì bất thường?
Không có mốc cố định. Độ trễ liên thông thường chỉ vài ngày; lệch kéo dài nhiều tháng thường là do mỗi bên đang ghi một sự việc khác nhau, cần hỏi đối tác hoặc cơ quan quản lý.
Doanh nghiệp đã giải thể bên đăng ký kinh doanh mà bên thuế vẫn 03 là sao?
Đó là dấu hiệu thủ tục chưa đồng bộ hoặc nghĩa vụ thuế chưa được khép lại. Người từng đứng tên doanh nghiệp nên liên hệ cơ quan thuế quản lý để làm rõ, vì nghĩa vụ còn treo vẫn gắn với mã số.
Tra một nguồn là đủ hay phải tra cả hai?
Giao dịch nhỏ, thường xuyên thì tra bên thuế là tối thiểu. Hợp đồng lớn, đối tác mới, hay khi có dấu hiệu bất thường thì tra cả hai và lưu bản chụp có ngày.
Trang tư nhân chỉ hiện một dòng trạng thái, đó là trạng thái của bên nào?
Tuỳ trang; nhiều trang lấy trạng thái thuế, có trang lấy tình trạng pháp lý. Xem dòng nguồn trên hồ sơ, và khi cần căn cứ thì tra lại trên nguồn chính thức tương ứng.
Có nên đợi cả hai trạng thái khớp mới thanh toán cho đối tác không?
Với hàng đã nhận đủ và hoá đơn lập trước khi có vấn đề, thanh toán theo hợp đồng và giữ chứng từ qua ngân hàng. Với đơn hàng mới hoặc khoản đặt cọc, nên chờ đối tác giải thích và có giấy tờ, vì một khoản tiền đã chuyển đi khó lấy lại hơn một đơn hàng bị dời lịch.
Doanh nghiệp bị thu hồi giấy chứng nhận có còn phải nộp thuế không?
Nghĩa vụ thuế phát sinh trước đó không tự mất. Người đại diện và chủ sở hữu cần liên hệ cơ quan thuế quản lý để xác định phần còn phải xử lý.
