Từ 2025 dùng số định danh thay mã số thuế cá nhân: người đi làm cần làm gì

Từ ngày 1/7/2025, số định danh cá nhân — dãy 12 số in trên căn cước — được dùng thay mã số thuế cá nhân. Người đi làm không phải đi đăng ký lại và dữ liệu thuế cũ không mất đi. Việc cần làm là bảo đảm thông tin trên hệ thống thuế khớp với căn cước, báo số định danh cho nơi trả lương, và cập nhật người phụ thuộc bằng số định danh của họ.

Nghe thì đơn giản, nhưng những lệch nhỏ — căn cước mới mà hồ sơ thuế còn số chứng minh nhân dân cũ, ngày sinh ghi sai, người phụ thuộc đăng ký bằng giấy khai sinh — là nguyên nhân phổ biến khiến quyết toán bị vướng. Phần dưới đây đi qua từng việc theo thứ tự.

Điều gì thay đổi và điều gì giữ nguyên

Điều giữ nguyên: dữ liệu nghĩa vụ thuế của từng người — thu nhập đã khấu trừ, số đã quyết toán, số đã hoàn — vẫn được lưu và được gắn với số định danh của người đó. Mã số thuế cũ không bị “huỷ” theo nghĩa xoá dữ liệu; nó được liên kết với số định danh.

Người nước ngoài không có số định danh cá nhân của Việt Nam thì vẫn được cấp và dùng mã số thuế theo cách riêng, theo hướng dẫn đăng ký thuế hiện hành.

Việc thứ nhất: kiểm tra thông tin của mình trên hệ thống thuế

Việc chuyển sang số định danh chỉ trơn tru khi thông tin trên hệ thống thuế khớp với dữ liệu dân cư. Kiểm tra ba điểm:

1. Họ tên: đúng từng dấu, đúng thứ tự như trên căn cước.
2. Ngày sinh: đúng ngày, tháng, năm. Sai ngày sinh là lỗi hay gặp nhất khiến hệ thống không ghép được.
3. Số giấy tờ: hồ sơ thuế cũ có thể còn số chứng minh nhân dân 9 số. Người đã đổi sang căn cước cần hồ sơ thuế được cập nhật theo.

Kiểm tra bằng cách đăng nhập ứng dụng thuế trên điện thoại hoặc tài khoản thuế điện tử dành cho cá nhân, hoặc tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế bằng số định danh. Nếu thông tin lệch, cập nhật theo thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế hiện hành — hướng dẫn về đăng ký thuế đã được thay bằng Thông tư 90/2026/TT-BTC từ 1/7/2026 — trực tiếp hoặc qua tổ chức trả thu nhập.

Việc thứ hai: báo số định danh cho nơi trả lương

Công ty khấu trừ thuế, cấp chứng từ khấu trừ và quyết toán thay cho người lao động bằng mã định danh của từng người. Vì vậy:

• Cung cấp số định danh 12 số cho bộ phận nhân sự, kế toán, kể cả khi đã từng đưa mã số thuế cũ.
• Nếu có thu nhập từ nhiều nơi — lương chính, cộng tác viên, giảng dạy — báo cùng một số định danh cho tất cả, để thu nhập dồn về đúng một người.
• Không đăng ký mã mới khi chuyển công ty. Nơi mới dùng số định danh là đủ.

Với các khoản trả cho cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dưới 3 tháng, từ 2 triệu đồng mỗi lần trở lên, tổ chức trả thu nhập khấu trừ 10%; người có thu nhập thấp có thể làm cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành. Những khoản này cũng phải gắn đúng số định danh thì cuối năm mới cộng đúng khi quyết toán.

Việc thứ ba: người phụ thuộc và giảm trừ gia cảnh

Từ kỳ tính thuế 2026, mức giảm trừ gia cảnh theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân người nộp thuế và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc. Mỗi người phụ thuộc được ghi nhận đúng là một khoản giảm trừ đáng kể, nên đây là chỗ đáng bỏ công nhất.

• Người phụ thuộc là công dân Việt Nam dùng số định danh cá nhân của chính họ. Trẻ em đã đăng ký khai sinh cũng có số định danh, kể cả khi chưa làm căn cước.
• Kiểm tra các người phụ thuộc đã đăng ký từ trước: thông tin có khớp với số định danh không, có đang bị đăng ký trùng ở người khác (ví dụ cả bố và mẹ cùng đăng ký một con) không.
• Khi phát sinh người phụ thuộc mới, báo cho nơi trả lương kèm số định danh và giấy tờ chứng minh quan hệ theo yêu cầu.

Một người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế trong cùng kỳ. Đăng ký trùng sẽ bị hệ thống phát hiện khi quyết toán và một bên phải điều chỉnh.

Việc thứ tư và thứ năm: giữ chứng từ và tự quyết toán khi cần

Giữ chứng từ khấu trừ của mọi nơi trả thu nhập trong năm. Chứng từ phải ghi đúng số định danh; nếu nơi nào còn ghi mã cũ hay ghi sai, đề nghị họ điều chỉnh sớm, đừng chờ tới mùa quyết toán.

Xác định có phải tự quyết toán không. Người chỉ có lương từ một nơi thường uỷ quyền cho công ty quyết toán thay khi đủ điều kiện. Người có thu nhập từ nhiều nơi, hoặc muốn đề nghị hoàn thuế, thường phải tự quyết toán; hạn là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 sau năm tính thuế theo Luật Quản lý thuế. Tự quyết toán hiện làm được trên ứng dụng thuế trên điện thoại hoặc tài khoản thuế điện tử, đăng nhập bằng số định danh.

Luật Thuế thu nhập cá nhân mới được hướng dẫn bởi Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC từ 1/7/2026. Nhiều quy định có thể đã khác so với trước; khi tính số thuế cụ thể, hãy dùng biểu thuế và quy định đang hiệu lực cho đúng kỳ tính thuế.

Khi vừa đi làm vừa có thu nhập kinh doanh, cho thuê

Nhiều người đi làm còn có thêm một nguồn khác: bán hàng trực tuyến, cho thuê nhà, nhận việc tự do. Với số định danh thay mã số thuế, mọi nguồn đều gắn về cùng một người, và đó chính là mục đích của thay đổi này.

• Khi đăng ký kinh doanh cá nhân hoặc hộ kinh doanh, dùng số định danh của chính mình; không lập thêm hồ sơ mới với thông tin khác.
• Khi cho thuê tài sản, dù tự khai hay bên thuê khai thay theo thoả thuận, thông tin người cho thuê cũng gắn với số định danh.
• Thu nhập từ kinh doanh và thu nhập từ tiền lương là hai nhóm khác nhau, được tính thuế theo cách riêng. Có chung một số định danh không có nghĩa là cộng lẫn hai nhóm vào một tờ khai.

Điều cần nhớ: dữ liệu càng gom về một mối thì cơ quan thuế càng dễ thấy bức tranh đầy đủ thu nhập của mỗi người. Khai đủ từ đầu vẫn là cách nhẹ nhàng nhất.

Những hiểu lầm hay gặp

• “Mã số thuế cũ bị huỷ nên dữ liệu cũ mất hết.” Không. Dữ liệu vẫn được lưu và liên kết với số định danh.
• “Số định danh là số chứng minh nhân dân cũ.” Không. Chứng minh nhân dân cũ có 9 số; số định danh cá nhân có 12 số.
• “Phải ra cơ quan thuế đăng ký lại.” Thông thường không cần. Chỉ khi thông tin lệch mới phải làm thủ tục cập nhật.
• “Công ty tự lo hết.” Công ty chỉ biết những gì người lao động báo. Thu nhập từ nơi khác, người phụ thuộc mới, thông tin sai là việc người lao động phải chủ động.
• “Nhập số định danh vào bảng tính là xong.” Số định danh bắt đầu bằng số 0; nhập vào cột dạng số sẽ mất số 0 đầu và thành dãy 11 số. Nhắc bộ phận nhân sự để cột này ở dạng văn bản.

Nếu cần tra thông tin mã số thuế cá nhân và cách xử lý khi kết quả sai lệch, xem thêm phần tra mã số thuế cá nhân trên Tra Thuế.