Người làm tự do nhận tiền từ nhiều công ty: số định danh, khấu trừ 10% và chứng từ khấu trừ

Người làm tự do nhận tiền từ nhiều công ty không cần một mã số thuế riêng nào cả: từ 1/7/2025, số định danh cá nhân (số trên thẻ căn cước) được dùng thay mã số thuế. Mỗi nơi trả thù lao từ 2 triệu đồng một lần trở lên mà không ký hợp đồng lao động, hoặc ký dưới 3 tháng, thường khấu trừ 10% trước khi chuyển tiền, rồi khai số đã trừ gắn với số định danh của người nhận. Chính con số đó là “chìa” để cuối năm các khoản bị trừ gộp lại về đúng một người.

Rắc rối hay gặp không nằm ở mức 10%, mà ở chỗ số định danh bị ghi sai, ghi thiếu hoặc ghi bằng mã cũ ở một trong các nơi trả tiền. Khi đó khoản đã bị trừ vẫn nằm trong tờ khai của công ty, nhưng không hiện trên tài khoản thuế của người nhận, và đến lúc tự quyết toán để xin hoàn thì thiếu một mảnh. Bài này đi từ lúc ký hợp đồng tới lúc quyết toán, kèm một ví dụ số giả định.

Đường đi của một khoản thù lao bị trừ 10%

Hiểu đường đi thì mới biết chỗ nào có thể đứt. Một khoản thù lao đi qua bốn chặng:

1. Ký hợp đồng hoặc xác nhận công việc. Bên trả tiền ghi tên, số định danh, địa chỉ của người nhận. Đây là chỗ sai nhiều nhất, vì thông tin thường được gõ lại từ tin nhắn.
2. Trả tiền và khấu trừ. Với khoản từ 2 triệu đồng mỗi lần, bên trả giữ lại 10% và chuyển phần còn lại.
3. Khai với cơ quan thuế. Tờ khai khấu trừ theo tháng hoặc quý của bên trả thường chỉ ghi tổng số. Danh sách chi tiết từng người, kèm số định danh, thường nằm trong hồ sơ quyết toán năm của tổ chức trả thu nhập.
4. Cấp chứng từ khấu trừ. Bên trả cấp cho người nhận chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, nay chủ yếu ở dạng điện tử, ghi số đã trừ.

Hệ quả của chặng 3 rất thực tế: trong năm, người nhận có thể chưa thấy gì trên tài khoản thuế của mình dù tiền đã bị trừ đều đặn. Dữ liệu chi tiết thường chỉ đầy đủ sau khi các tổ chức nộp hồ sơ quyết toán năm. Vì vậy chứng từ khấu trừ trong tay là bằng chứng quan trọng nhất trong lúc chờ.

Một ví dụ giả định: ba nơi trả, ba cách xử lý

Giả sử năm 2026, một người làm thiết kế đồ hoạ tự do, không có hợp đồng lao động ở đâu, nhận thù lao từ ba nơi (tên gọi X, Y, Z chỉ để minh hoạ):

Từ kỳ tính thuế 2026, mức giảm trừ cho bản thân là 15,5 triệu đồng/tháng, tức 186 triệu đồng cho cả năm (Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15). Tổng thu nhập 150 triệu thấp hơn mức giảm trừ đó. Nếu người này không có thu nhập nào khác thuộc diện phải tổng hợp, thì sau quyết toán gần như không còn thuế phải nộp, và 14,1 triệu đồng đã bị trừ là số nộp thừa có thể đề nghị hoàn hoặc bù trừ.

Ví dụ này cho thấy hai điều. Thứ nhất, 10% chỉ là khoản tạm trừ, không phải số thuế cuối cùng. Thứ hai, muốn lấy lại 14,1 triệu thì cả hai khoản của X và Y phải về đúng số định danh; lệch một nơi là hồ sơ hoàn thiếu một phần. Phần của Z không bị trừ nhưng vẫn là thu nhập phải kê khi quyết toán.

Số định danh bị ghi sai: ba kiểu hay gặp

• Gõ nhầm một chữ số. Số định danh có 12 chữ số, gõ lại từ ảnh chụp thẻ rất dễ đảo hai số liền nhau. Khoản khấu trừ khi đó có thể gắn vào một số không tồn tại, hoặc tệ hơn, vào số của người khác.
• Dùng mã số thuế 10 số cũ. Người từng có mã số thuế cá nhân trước năm 2025 hay đưa mã cũ vì đã quen. Nếu mã cũ đã được liên kết với số định danh thì thường vẫn gộp được, nhưng nếu thông tin chưa đồng bộ thì dễ phát sinh hai hồ sơ cho một người. Trường hợp này có hướng xử lý riêng trong bài một người có hai mã số thuế cá nhân.
• Để trống. Một số nơi trả tiền nhỏ lẻ không hỏi số định danh, chỉ ghi tên và số tài khoản. Khoản bị trừ khi đó không có “địa chỉ” để về.

Cả ba kiểu đều không làm người nhận mất tiền ngay, nhưng sẽ làm việc quyết toán và hoàn thuế chậm lại vì phải đề nghị bên trả điều chỉnh tờ khai của họ.

Việc cần làm ngay từ lúc ký hợp đồng

1. Tự gửi số định danh bằng văn bản, không đọc qua điện thoại. Một dòng trong email hoặc phụ lục hợp đồng: họ tên đầy đủ có dấu, số định danh, địa chỉ liên hệ.
2. Kiểm lại trên bản hợp đồng đã ký. Nhiều người chỉ đọc số tiền, không đọc phần thông tin bên nhận.
3. Hỏi rõ bên trả có khấu trừ 10% không. Số tiền về tài khoản ít hơn số trên hợp đồng là dấu hiệu đã bị trừ; về đủ là chưa trừ. Cả hai đều cần ghi lại.
4. Xin chứng từ khấu trừ ngay khi bên trả đã trừ, hoặc chậm nhất sau khi hết năm. Đừng chờ tới tháng 4 mới đi xin, lúc đó phòng kế toán các công ty đều đang bận quyết toán.
5. Lập một bảng theo dõi riêng: nơi trả, ngày, số trên hợp đồng, số thực nhận, số bị trừ, đã có chứng từ chưa. Mười phút mỗi tháng tiết kiệm được nhiều ngày cuối năm.

Cam kết thu nhập thấp: khi nào hợp lý, khi nào nên tránh

Người chỉ có thu nhập duy nhất thuộc diện bị khấu trừ 10%, và ước tính tổng thu nhập cả năm sau giảm trừ gia cảnh chưa tới mức phải nộp thuế, có thể làm bản cam kết theo mẫu tại thông tư hướng dẫn hiện hành để bên trả không khấu trừ. Điều kiện chi tiết nên đọc ở văn bản đang hiệu lực vào thời điểm ký, vì bộ văn bản hướng dẫn thuế thu nhập cá nhân đã được thay mới từ 1/7/2026 (Nghị định 253/2026/NĐ-CP và Thông tư 87/2026/TT-BTC).

Trong ví dụ trên, nếu người đó chắc chắn chỉ nhận từ đúng ba nơi và tổng năm không vượt mức giảm trừ, cam kết giúp nhận đủ tiền ngay thay vì chờ hoàn. Nhưng có ba trường hợp nên cân nhắc kỹ:

• Thu nhập khó đoán: nhận thêm hợp đồng giữa năm có thể đẩy tổng vượt mức, khi đó cam kết không còn đúng và người ký phải tự chịu trách nhiệm về nội dung đã cam kết.
• Có thêm một nguồn lương ở nơi khác: điều kiện “thu nhập duy nhất” không còn.
• Không định tự quyết toán: nếu không muốn làm hồ sơ cuối năm thì để bên trả khấu trừ, rồi cân nhắc sau, thường ít rủi ro hơn ký cam kết mà không chắc.

Cam kết không phải cách để “né” 10%. Nó chỉ phản ánh đúng việc thu nhập của người đó chưa tới mức chịu thuế. Ký cam kết khi biết mình không đủ điều kiện là khai không trung thực.

Tự quyết toán hay để yên: tính thử trước khi quyết

Người làm tự do không có một nơi trả lương cố định để uỷ quyền quyết toán, nên thường chỉ có hai lựa chọn: tự quyết toán hoặc không làm gì. Bảng so sánh với ví dụ ở trên:

Nguyên tắc gọn: ai có khả năng nộp thừa thì nên tự quyết toán để lấy lại; ai có thể còn phải nộp thêm (nhiều nguồn, tổng cao) thì bắt buộc phải quyết toán. Hạn cá nhân tự quyết toán theo Luật Quản lý thuế là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 sau khi kết thúc năm; nên kiểm tra văn bản mới nếu có điều chỉnh. Đề nghị hoàn thuế nộp thừa có thể làm ngay trên tờ khai quyết toán.

Tự kiểm tra ở đâu

• Tài khoản thuế điện tử cá nhân hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại: đăng nhập bằng số định danh, xem thông tin đăng ký, tra cứu chứng từ khấu trừ và dữ liệu thu nhập mà các tổ chức đã khai cho mình. Sau khi các tổ chức nộp quyết toán năm, đây là chỗ đầu tiên để so với bảng theo dõi.
• Trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế: xem thông tin đăng ký thuế cá nhân có khớp họ tên, ngày sinh với thẻ căn cước không.
• Chứng từ khấu trừ bản điện tử nhận qua email: kiểm số định danh in trên chứng từ, từng chữ số.
• Thuế cơ sở nơi cư trú: nơi hỏi khi một khoản bị trừ mà không hiện trên tài khoản, hoặc khi hồ sơ hoàn bị yêu cầu bổ sung.

Cách đọc nhanh: lấy tổng cột “bị khấu trừ” trong bảng theo dõi, so với tổng số hiện trên tài khoản thuế. Lệch bao nhiêu thì đi tìm đúng nơi trả tương ứng. Tài liệu học thêm về thuế cho người làm tự do có ở chuyên mục thuế người làm tự do trên Học Thuế.