Khi nhận nhân viên mới, bộ phận nhân sự cần làm đúng ba việc về thuế thu nhập cá nhân ngay tuần đầu: lấy đúng số định danh cá nhân (từ ngày 1/7/2025 dùng thay mã số thuế cá nhân), kiểm thông tin của người đó trên hệ thống thuế có khớp không, và xác định cách khấu trừ theo loại hợp đồng, kèm người phụ thuộc nếu có. Làm đủ từ đầu thì cuối năm quyết toán thay cho nhân viên không bị vướng.
Để tới lúc quyết toán mới phát hiện sai tên, sai số, hay nhân viên có hai mã thì việc sửa mất nhiều thời gian hơn nhiều, và thường rơi đúng mùa bận nhất của kế toán. Phần dưới đây là bảng việc theo thứ tự, kèm những trường hợp đặc biệt hay gặp.
Vì sao phải làm ngay tuần đầu
- Khấu trừ thuế tháng đầu cần biết nhân viên thuộc loại nào (hợp đồng từ 3 tháng trở lên hay dưới 3 tháng, cư trú hay không) và có người phụ thuộc không.
- Tờ khai khấu trừ của công ty kê theo mã của từng người; sai số định danh là sai dòng dữ liệu của người đó trên hệ thống.
- Quyết toán thay cuối năm chỉ làm được khi thông tin cả năm khớp với hệ thống thuế.
- Người phụ thuộc đăng ký muộn thì giảm trừ những tháng trước có thể phải xử lý bổ sung, thêm việc cho cả hai bên.
Chi phí làm đúng ở tuần đầu là mười lăm phút. Chi phí sửa ở tháng thứ ba của năm sau là vài buổi làm việc.
Thông tin cần lấy từ nhân viên
| Thông tin | Lấy từ đâu | Lưu ý |
|---|---|---|
| Họ tên, ngày sinh | Thẻ căn cước | Chép đúng từng dấu, không lấy theo tên thường gọi |
| Số định danh cá nhân (12 số) | Thẻ căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử | Dùng thay mã số thuế cá nhân |
| Mã số thuế 10 số cũ (nếu có) | Nhân viên tự cung cấp hoặc tra | Giữ ở cột phụ; chứng từ cũ vẫn mang mã này |
| Người phụ thuộc (nếu đăng ký) | Nhân viên kê khai | Số định danh của từng người, giấy tờ chứng minh quan hệ |
| Nơi làm việc trước trong năm | Nhân viên kê khai | Để biết có thu nhập nơi khác, có chứng từ khấu trừ không |
Không cần chụp giữ bản sao mọi giấy tờ nếu không dùng. Lấy đủ thông tin cần cho khấu trừ, quyết toán; phần còn lại để nhân viên tự giữ.
Đối chiếu thông tin trên hệ thống thuế
Việc này nên để chính nhân viên làm, nhân sự chỉ hướng dẫn và nhận kết quả:
- Nhân viên tra thông tin người nộp thuế bằng số định danh (trên trang tra cứu của cơ quan thuế hoặc ứng dụng thuế trên điện thoại).
- So họ tên, ngày sinh với thẻ căn cước. Sai dấu, sai ngày sinh là phải cập nhật.
- Nếu tra bằng số định danh không ra nhưng nhân viên từng có mã số thuế cũ, tra bằng mã cũ. Mã cũ đăng ký bằng giấy tờ cũ có thể chưa được liên kết với số định danh.
- Nếu nhân viên nghi mình có hai mã (từng làm nhiều nơi, từng đăng ký bằng hai loại giấy tờ), ghi lại để xử lý gộp.
Kết quả tra nên được chụp lại, gửi nhân sự, lưu trong hồ sơ lương của người đó. Nhân viên chưa từng có mã thì sẽ được ghi nhận qua số định danh khi công ty kê khai khấu trừ; hỏi cơ quan thuế quản lý nếu phần mềm khai báo lỗi.
Những trường hợp đặc biệt
- Lao động thời vụ, cộng tác viên, hợp đồng dưới 3 tháng: với khoản trả từ 2 triệu đồng/lần trở lên, công ty khấu trừ 10%. Người có tổng thu nhập thấp có thể làm cam kết theo mẫu tại thông tư hiện hành để tạm chưa khấu trừ; công ty giữ bản cam kết.
- Người nước ngoài: không có số định danh cá nhân Việt Nam nên vẫn dùng mã số thuế do cơ quan thuế cấp. Nếu chưa có, công ty làm đăng ký thuế cho họ theo hướng dẫn hiện hành. Việc xác định cư trú hay không cư trú ảnh hưởng tới cách tính thuế; hỏi người làm kế toán hoặc cơ quan thuế khi nhận người nước ngoài lần đầu.
- Người Việt Nam định cư ở nước ngoài về làm việc: tuỳ giấy tờ đang có mà dùng số định danh hay mã số thuế; kiểm kỹ trước khi kê khai.
- Nhân viên có hai mã: dùng số định danh cho kê khai mới, đồng thời hướng dẫn nhân viên làm thủ tục gộp mã cũ.
Người phụ thuộc: đăng ký qua công ty cho gọn
Từ kỳ tính thuế 2026, mức giảm trừ gia cảnh là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc (Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15). Người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ khi đã đăng ký.
- Nhân viên kê khai người phụ thuộc, công ty tổng hợp và đăng ký với cơ quan thuế theo mẫu hiện hành.
- Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính cho một người nộp thuế. Hỏi nhân viên xem người đó đã được vợ, chồng hay anh chị em đăng ký ở nơi khác chưa.
- Giữ giấy tờ chứng minh quan hệ và điều kiện của người phụ thuộc theo quy định; đây là thứ bị hỏi khi kiểm tra.
- Khi người phụ thuộc không còn đủ điều kiện (đi làm có thu nhập, hết tuổi theo quy định), nhân viên báo để công ty cập nhật.
Người chuyển từ nơi khác tới và người nghỉ việc
Người chuyển tới giữa năm: hỏi nhân viên đã có chứng từ khấu trừ thuế của nơi cũ chưa. Cuối năm, việc quyết toán thay chỉ làm được trong một số trường hợp theo quy định; nếu nhân viên có thu nhập ở nhiều nơi thì thường phải tự quyết toán hoặc đáp ứng điều kiện uỷ quyền. Nói rõ với nhân viên từ đầu để họ giữ chứng từ.
Người nghỉ việc: cấp chứng từ khấu trừ thuế (dạng điện tử theo quy định hiện hành) cho phần thu nhập đã trả và thuế đã khấu trừ. Hướng dẫn nhân viên tự kiểm trên tài khoản thuế cá nhân xem số liệu đã khớp chưa.
Hạn quyết toán thuế thu nhập cá nhân của tổ chức là ngày cuối cùng của tháng thứ 3 sau năm; cá nhân tự quyết toán là ngày cuối cùng của tháng thứ 4 (theo Luật Quản lý thuế, cần kiểm tra văn bản mới nếu có thay đổi).
Giữ dữ liệu của nhân viên cho đúng
Số định danh, thông tin người phụ thuộc là dữ liệu cá nhân. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân có hiệu lực từ đầu năm 2026 yêu cầu nơi xử lý dữ liệu cá nhân có trách nhiệm bảo vệ. Với bộ phận nhân sự, việc cụ thể là:
- Chỉ người làm lương, thuế được xem số định danh và thông tin người phụ thuộc.
- Không gửi bảng lương có số định danh qua nhóm chat chung.
- Không dùng số định danh của nhân viên để đăng ký việc khác không liên quan.
- Khi nhân viên nghỉ, lưu hồ sơ theo thời hạn cần cho kế toán, thuế; phần không cần thì huỷ theo quy trình.
Bảng kiểm tuần đầu và nơi tự kiểm tra
- Lấy họ tên, ngày sinh, số định danh theo căn cước; mã số thuế cũ nếu có.
- Nhân viên tự tra thông tin trên hệ thống thuế, gửi kết quả.
- Xác định loại hợp đồng, cách khấu trừ.
- Nhận kê khai người phụ thuộc, đăng ký nếu có.
- Ghi nhận thu nhập, chứng từ ở nơi làm việc trước trong năm.
- Lưu hồ sơ, giới hạn người xem.
Nhân viên tự kiểm thông tin của mình qua trang tra cứu thông tin người nộp thuế, ứng dụng thuế trên điện thoại và tài khoản thuế điện tử cá nhân; công ty kiểm tình trạng tờ khai khấu trừ trong tài khoản thuế điện tử của doanh nghiệp. Khi thông tin trên hệ thống sai mà nhân viên không tự sửa được, hỏi cơ quan thuế quản lý. Trang tra cứu doanh nghiệp của Thuế Số (thueso.com/tra-cuu) chỉ dành cho hồ sơ doanh nghiệp, không dùng để tra cá nhân; với cá nhân luôn dùng kênh của cơ quan thuế.
Câu hỏi thường gặp
Nhân viên mới chưa từng có mã số thuế thì công ty có phải đăng ký mã cho họ không?
Từ ngày 1/7/2025 số định danh cá nhân dùng thay mã số thuế, nên với công dân Việt Nam, công ty kê khai theo số định danh. Nếu hệ thống báo lỗi khi kê khai, hỏi cơ quan thuế quản lý về cách xử lý.
Nhân viên có cần đưa bản chụp căn cước cho công ty không?
Công ty cần thông tin chính xác để kê khai; có thể lấy qua bản chụp hoặc cho nhân viên tự điền và đối chiếu. Dù cách nào, bản chụp phải được lưu có giới hạn người xem.
Người phụ thuộc đang được vợ đăng ký ở công ty khác thì chồng có đăng ký được không?
Mỗi người phụ thuộc chỉ được tính giảm trừ cho một người nộp thuế trong cùng kỳ. Hai vợ chồng cần thống nhất ai đăng ký; nếu muốn đổi thì người kia phải thôi đăng ký trước.
Cộng tác viên chỉ làm một lần có cần số định danh không?
Nên có để công ty kê khai khoản khấu trừ cho đúng người. Không có thông tin thì khoản thuế đã khấu trừ khó được ghi nhận cho người đó khi họ cần quyết toán hay xin hoàn.
Nhân viên đổi thẻ căn cước mới thì có phải báo công ty không?
Số định danh cá nhân không đổi khi đổi thẻ, nên thường không ảnh hưởng tới kê khai. Nhưng nếu nhân viên từng đăng ký thuế bằng giấy tờ cũ hoặc đổi họ tên thì nên báo để kiểm lại thông tin.
Người nước ngoài làm việc ngắn hạn có cần mã số thuế không?
Người nước ngoài có thu nhập chịu thuế tại Việt Nam cần được đăng ký thuế để kê khai. Cách tính thuế phụ thuộc tình trạng cư trú; nên hỏi người làm kế toán hoặc cơ quan thuế trước kỳ trả lương đầu tiên.
