Hợp đồng ký với công ty, hoá đơn do chi nhánh khác tỉnh xuất: bên mua kiểm những gì

Công ty ký hợp đồng, chi nhánh ở tỉnh khác giao hàng và lập hoá đơn bằng mã 13 số của chi nhánh là tình huống bình thường. Chi nhánh là đơn vị phụ thuộc của công ty, được đăng ký thuế riêng, và nhiều công ty tổ chức bán hàng theo vùng như vậy. Hoá đơn hợp lệ nếu thông tin người bán là chi nhánh đang hoạt động, hàng hoá đúng như giao, và chứng từ thanh toán khớp.

Việc của bên mua là làm cho ba thứ khớp nhau: hợp đồng nói ai thực hiện, hoá đơn ghi ai bán, tiền trả vào tài khoản của ai. Lệch một trong ba là chỗ bị hỏi khi quyết toán hoặc khi cơ quan thuế đối chiếu. Dưới đây là những điểm cần kiểm theo thứ tự.

Đọc mã 13 số trên hoá đơn

Mã số thuế 13 số của chi nhánh thường viết theo dạng mười số, gạch ngang, ba số. Khi nhận hoá đơn, kiểm ngay:

1. Mười số đầu trùng mã của công ty đã ký hợp đồng. Đây là cách chắc chắn nhất để biết chi nhánh thuộc đúng công ty. Mười số đầu khác là hoá đơn của một pháp nhân khác, không phải chi nhánh.
2. Tên người bán trên hoá đơn là tên chi nhánh (thường có chữ “Chi nhánh” kèm tên công ty), địa chỉ là địa chỉ chi nhánh.
3. Trạng thái của chính mã 13 số, không phải trạng thái công ty. Công ty đang hoạt động không có nghĩa chi nhánh cũng vậy; mỗi mã có trạng thái riêng.

Tra mã 13 số trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế giống như tra mã công ty, và lưu bản chụp kèm ngày tra trong hồ sơ mua hàng.

Hợp đồng nên nói gì để khớp với hoá đơn

Nhiều tranh cãi nảy sinh vì hợp đồng im lặng về chuyện ai lập hoá đơn. Thêm vài dòng ngay từ đầu:

• Đơn vị thực hiện: ghi rõ công ty có thể giao cho chi nhánh (tên, mã 13 số, địa chỉ) thực hiện giao hàng và lập hoá đơn cho phần việc tương ứng.
• Thông tin thanh toán: ghi tài khoản nhận tiền và đơn vị đứng tên tài khoản. Nếu tài khoản là của chi nhánh, ghi rõ.
• Thay đổi đơn vị thực hiện: khi công ty chuyển việc sang chi nhánh khác hoặc về công ty, phải thông báo bằng văn bản trước.
• Cam kết về hoá đơn: hoá đơn hợp lệ, đúng thời điểm, đúng thông tin người mua; trách nhiệm khi hoá đơn có vấn đề.

Nếu hợp đồng đã ký mà không có những dòng này, làm một phụ lục ngắn trước khi nhận hoá đơn đầu tiên từ chi nhánh.

Thanh toán: tiền đi vào tài khoản của ai

Với hoá đơn mua vào từ 5 triệu đồng trở lên, để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (Luật 48/2024/QH15). Ngoài con số, chứng từ còn phải cho thấy tiền đi đúng chỗ:

Trả tiền vào tài khoản cá nhân theo lời nhắn của nhân viên bên bán là kiểu sai hay gặp nhất và khó gỡ nhất. Nó làm chứng từ thanh toán không chứng minh được việc trả cho người bán.

Hoá đơn chi nhánh khác tỉnh với việc khấu trừ, hạch toán của bên mua

Với bên mua, hoá đơn do chi nhánh ở tỉnh nào lập cũng được xử lý như hoá đơn đầu vào thông thường: đủ điều kiện thì được khấu trừ thuế giá trị gia tăng và tính vào chi phí. Chi nhánh khai thuế ở đâu, nộp thuế cho địa phương nào là việc của bên bán.

Điều bên mua cần để ý:

• Hạch toán công nợ theo đúng người bán trên hoá đơn. Trong danh mục nhà cung cấp, chi nhánh tự lập hoá đơn nên là một dòng riêng, nối với dòng công ty bằng trường đơn vị chủ quản. Gộp chung thì công nợ và hoá đơn khó đối chiếu.
• Đối chiếu trên cổng hoá đơn điện tử theo mã 13 số. Hoá đơn tải về mang mã chi nhánh, không mang mã công ty.
• Biên bản giao nhận nên có tên đơn vị giao là chi nhánh, khớp với hoá đơn.

Những tình huống cần dừng lại hỏi

• Hoá đơn từ chi nhánh mà hợp đồng, đơn hàng không nhắc tới chi nhánh. Hỏi vì sao đổi đơn vị lập hoá đơn, xin văn bản xác nhận của công ty.
• Chi nhánh đang ở trạng thái bất thường (tạm ngừng, không hoạt động tại địa chỉ, đã chấm dứt) trong khi công ty vẫn hoạt động. Không nhận hoá đơn mới; yêu cầu công ty lập hoá đơn hoặc chuyển sang chi nhánh đang hoạt động.
• Mười số đầu không khớp. Đây không phải chi nhánh; có thể là công ty con, công ty liên kết hoặc đơn vị khác. Cần hợp đồng hoặc văn bản ba bên.
• Cùng một đơn hàng, một phần hoá đơn do công ty lập, một phần do chi nhánh. Có thể hợp lý nếu giao từ hai nơi, nhưng phải khớp với biên bản giao nhận từng phần.
• Chi nhánh không có ngành phù hợp với hàng đang bán. Ngành của chi nhánh nằm trong ngành của công ty; hỏi nếu thấy lệch rõ.

Một ví dụ giả định

Giả sử một nhà hàng ở Đà Nẵng ký hợp đồng cung cấp thực phẩm đông lạnh với một công ty có trụ sở ở TP.HCM. Công ty có chi nhánh tại Đà Nẵng làm kho lạnh và giao hàng cho khách miền Trung.

1. Hợp đồng ký với công ty. Phụ lục ghi: chi nhánh Đà Nẵng (mã 13 số, địa chỉ) thực hiện giao hàng và lập hoá đơn; thanh toán vào tài khoản đứng tên chi nhánh.
2. Kế toán nhà hàng tra mã 13 số: mười số đầu trùng mã công ty, chi nhánh đang hoạt động. Lưu bản chụp có ngày.
3. Mỗi lần giao, biên bản giao nhận ghi đơn vị giao là chi nhánh; hoá đơn mang mã chi nhánh.
4. Nhà hàng chuyển khoản vào đúng tài khoản ghi trong phụ lục.

Nửa năm sau, công ty thông báo chuyển việc giao hàng miền Trung về một chi nhánh khác. Nhà hàng yêu cầu phụ lục mới, tra mã chi nhánh mới, cập nhật danh mục nhà cung cấp — trước khi nhận hoá đơn đầu tiên từ đơn vị mới, không phải sau.

Bộ hồ sơ bên mua nên giữ

Với mỗi nhà cung cấp giao hàng qua chi nhánh, giữ trong hồ sơ:

1. Hợp đồng và phụ lục nêu chi nhánh là đơn vị thực hiện, lập hoá đơn.
2. Bản chụp tra cứu mã công ty và mã 13 số chi nhánh, có ngày tra.
3. Đơn đặt hàng, biên bản giao nhận ghi đơn vị giao.
4. Hoá đơn điện tử tải từ cổng hoá đơn, khớp mã 13 số.
5. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng vào tài khoản đã thoả thuận.

Năm thứ này khớp nhau thì khi bị hỏi chỉ cần mở hồ sơ ra, không cần giải thích dài dòng.

Tự kiểm tra ở đâu

Mã 13 số, tên, địa chỉ và trạng thái của chi nhánh tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế — nơi xác nhận trạng thái chính thức. Hoá đơn chi nhánh lập cho mình kiểm tra và tải trên cổng hoá đơn điện tử. Nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh (tên, địa chỉ, người đứng đầu) tra trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Để xem nhanh công ty có những chi nhánh nào, ở tỉnh nào, có thể mở hồ sơ công ty trên trang tra cứu doanh nghiệp của Thuế Số (thueso.com/tra-cuu): phần chi nhánh liệt kê các đơn vị kèm nguồn và ngày ghi nhận. Trước khi nhận hoá đơn, vẫn tra trạng thái của đúng mã 13 số trên trang của cơ quan thuế.