Danh sách chi nhánh trên hồ sơ doanh nghiệp là danh sách các đơn vị phụ thuộc đã từng được đăng ký, kèm trạng thái của từng đơn vị — không phải bản đồ các cơ sở công ty đang vận hành hôm nay. Vì vậy chi nhánh đã đóng có thể vẫn hiện (với trạng thái đã chấm dứt, hoặc vẫn treo vì chưa đóng xong), còn cửa hàng đang bán có thể không có mặt (vì nó là địa điểm kinh doanh, là cửa hàng nhượng quyền của pháp nhân khác, hoặc chưa được đăng ký).
Đọc danh sách cho đúng tức là đọc từng dòng kèm trạng thái và loại đơn vị, không đếm tổng số dòng. Phần dưới đây giải thích từng nguyên nhân gây vênh và cách dùng danh sách vào việc kiểm đối tác hay tự dọn hồ sơ của mình.
Danh sách chi nhánh đến từ đâu
Mỗi chi nhánh, văn phòng đại diện được đăng ký hoạt động với cơ quan đăng ký kinh doanh và đăng ký thuế, nhận mã 13 số gồm mười số của công ty và ba số thứ tự. Hệ thống ghi nhận đơn vị đó từ ngày đăng ký, và giữ lại bản ghi kể cả sau khi đơn vị chấm dứt.
Các trang tra cứu lấy danh sách này theo hai cách:
- Theo mười số đầu: gom mọi mã 13 số có mười số đầu trùng mã công ty. Cách này đầy đủ nhưng kéo cả đơn vị đã đóng.
- Theo quan hệ đăng ký: lấy các đơn vị được ghi là phụ thuộc của công ty. Cách này có thể thiếu nếu dữ liệu chưa cập nhật.
Vì cách lấy khác nhau, hai trang có thể hiện số chi nhánh khác nhau cho cùng một công ty.
Vì sao chi nhánh đã đóng vẫn hiện
- Lịch sử được giữ lại. Mã 13 số đã chấm dứt không bị xoá; nó vẫn hiện với trạng thái đã chấm dứt hiệu lực. Nếu trang không hiện cột trạng thái, người đọc dễ tưởng chi nhánh vẫn chạy.
- Đóng chưa xong bên thuế. Công ty đã quyết định đóng chi nhánh, thậm chí đã ngừng hoạt động thực tế, nhưng mã 13 số còn treo vì chưa hoàn tất nghĩa vụ thuế, hoá đơn. Trạng thái có thể là ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt.
- Đóng bên đăng ký kinh doanh, bên thuế chưa cập nhật. Độ trễ giữa hai hệ thống, thường tự hết sau một thời gian.
- Bị bỏ quên. Chi nhánh mở cho một dự án cũ, dự án xong, không ai làm thủ tục đóng. Loại này hay dẫn tới trạng thái không hoạt động tại địa chỉ đăng ký.
Vì sao cơ sở đang chạy lại không thấy trong danh sách
- Đó là địa điểm kinh doanh, không phải chi nhánh. Địa điểm kinh doanh được đăng ký với mã số địa điểm, và tuỳ trường hợp khai thuế có thể được cấp mã riêng hoặc không. Nhiều trang tra cứu chỉ liệt kê đơn vị có mã 13 số, nên cửa hàng, kho đăng ký dạng địa điểm không hiện.
- Đó là cửa hàng nhượng quyền, đại lý. Cửa hàng mang thương hiệu của công ty nhưng thuộc một pháp nhân khác hoặc một hộ kinh doanh khác. Không phải chi nhánh, không nằm trong danh sách.
- Mới đăng ký, dữ liệu chưa cập nhật. Chi nhánh mở vài ngày có thể chưa hiện trên trang tra cứu tư nhân.
- Chưa đăng ký. Cơ sở hoạt động mà chưa đăng ký dưới hình thức nào. Đây là việc của doanh nghiệp đó cần xử lý; với người ngoài, nó là lý do để hỏi hàng sẽ xuất từ đâu, hoá đơn do ai lập.
Ba loại đơn vị trong danh sách và điều mỗi loại được làm
| Loại | Mã | Được kinh doanh? | Lập hoá đơn? |
|---|---|---|---|
| Chi nhánh | 13 số | Có, trong phạm vi ngành của công ty | Có thể tự lập nếu khai thuế riêng, hoặc để công ty lập |
| Văn phòng đại diện | 13 số | Không, chỉ đại diện, liên lạc | Không lập hoá đơn bán hàng |
| Địa điểm kinh doanh | Mã số địa điểm; mã thuế tuỳ trường hợp | Có, là nơi thực hiện kinh doanh | Thường do công ty hoặc chi nhánh chủ quản lập |
Khi đếm “công ty có bao nhiêu chi nhánh đang bán hàng”, chỉ đếm dòng loại chi nhánh có trạng thái đang hoạt động. Văn phòng đại diện và đơn vị đã chấm dứt không tính.
Đọc danh sách khi kiểm đối tác
- Lọc theo trạng thái: tách đơn vị đang hoạt động khỏi đơn vị đã chấm dứt hoặc bất thường.
- Nhìn tỉnh của từng đơn vị: đơn vị sẽ giao hàng cho mình ở tỉnh nào, có trong danh sách không.
- Đối chiếu với lời giới thiệu: đối tác nói có ba nhà máy, danh sách có mấy chi nhánh sản xuất.
- Để ý đơn vị bất thường: một chi nhánh ở trạng thái không hoạt động tại địa chỉ trong khi công ty vẫn chạy là chuyện có thể xảy ra; chỉ cần tránh nhận hoá đơn của đúng chi nhánh đó.
Số chi nhánh nhiều hay ít không nói lên doanh nghiệp tốt hay xấu. Danh sách chỉ giúp biết đơn vị nào đang được đăng ký để làm việc với mình.
Một ví dụ giả định khi đọc danh sách
Giả sử một công ty phân phối giới thiệu với khách là có “năm chi nhánh trên cả nước”. Mở hồ sơ ra thấy danh sách tám mã 13 số:
- Bốn chi nhánh đang hoạt động ở bốn tỉnh.
- Một văn phòng đại diện đang hoạt động ở một tỉnh khác.
- Hai chi nhánh đã chấm dứt hiệu lực từ nhiều năm trước.
- Một chi nhánh ở trạng thái ngừng hoạt động nhưng chưa hoàn thành thủ tục chấm dứt.
Đọc như vậy thì “năm chi nhánh” của đối tác nhiều khả năng là bốn chi nhánh cộng văn phòng đại diện — cách nói thông thường, không có gì sai. Hai dòng đã chấm dứt là lịch sử. Dòng đóng dở là chỗ duy nhất đáng hỏi, và chỉ đáng hỏi nếu đó là đơn vị sẽ giao hàng cho mình. Nếu hàng đi từ một trong bốn chi nhánh đang hoạt động, việc cần làm chỉ là tra trạng thái của đúng mã đó trước khi nhận hoá đơn.
Doanh nghiệp tự dọn danh sách chi nhánh của mình
Nhiều công ty tra hồ sơ của chính mình mới thấy còn chi nhánh mở từ nhiều năm trước. Để đó không làm gì thì chi nhánh vẫn có nghĩa vụ kê khai theo cách đã đăng ký, và dễ bị ghi nhận bất thường. Thứ tự dọn:
- Lập danh sách toàn bộ mã 13 số, trạng thái, người đứng đầu, nghĩa vụ kê khai hiện tại.
- Với chi nhánh không dùng nữa: quyết định đóng, rà nghĩa vụ thuế, hoá đơn còn treo, rồi làm thủ tục chấm dứt với cơ quan thuế và cơ quan đăng ký kinh doanh.
- Với chi nhánh còn dùng nhưng đã chuyển địa chỉ: đăng ký thay đổi địa chỉ.
- Với cơ sở đang chạy mà chưa đăng ký: chọn hình thức chi nhánh hoặc địa điểm kinh doanh và đăng ký.
- Tra lại sau khi xong để chắc trạng thái từng mã đã đúng.
Tự kiểm tra ở đâu
Trạng thái chính thức của từng mã 13 số tra trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế của cơ quan thuế. Nội dung đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tra trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Doanh nghiệp tự xem các đơn vị phụ thuộc và nghĩa vụ kê khai của chúng trong tài khoản thuế điện tử.
Để xem nhanh danh sách chi nhánh của một công ty trên một trang, có thể dùng trang tra cứu doanh nghiệp của Thuế Số (thueso.com/tra-cuu): hồ sơ công ty có phần chi nhánh, kèm nguồn và ngày ghi nhận của dữ liệu. Đơn vị nào sắp giao dịch thì tra lại trạng thái của đúng mã đó trên trang của cơ quan thuế. Sự khác nhau giữa chi nhánh, văn phòng đại diện và địa điểm kinh doanh đã có ở bài ba loại đơn vị phụ thuộc hay bị nhầm.
Câu hỏi thường gặp
Công ty có nhiều chi nhánh đã chấm dứt có đáng lo không?
Không nhất thiết. Mở rồi đóng chi nhánh theo dự án, theo thị trường là chuyện bình thường. Điều đáng hỏi là chi nhánh đóng dở dang hoặc bị ghi nhận không hoạt động tại địa chỉ.
Cửa hàng mang thương hiệu công ty nhưng không có trong danh sách chi nhánh thì hoá đơn do ai lập?
Có thể do công ty hoặc chi nhánh chủ quản lập nếu đó là địa điểm kinh doanh, hoặc do chính chủ cửa hàng lập nếu đó là cửa hàng nhượng quyền, đại lý. Kiểm thông tin người bán trên hoá đơn để biết mình đang mua của ai.
Vì sao hai trang tra cứu hiện số chi nhánh khác nhau?
Mỗi trang lấy danh sách theo cách khác nhau và có ngày ghi nhận khác nhau. Có trang tính cả đơn vị đã chấm dứt, có trang chỉ tính đơn vị đang hoạt động.
Chi nhánh không còn hoạt động nhưng chưa đóng có phải nộp tờ khai không?
Nếu chi nhánh đăng ký khai thuế riêng thì vẫn có nghĩa vụ theo cách đã đăng ký cho tới khi tạm ngừng hoặc chấm dứt theo thủ tục. Để treo là cách nhanh nhất tích tờ khai chưa nộp.
Địa điểm kinh doanh có trạng thái riêng như chi nhánh không?
Địa điểm kinh doanh được đăng ký và có thể có mã riêng tuỳ trường hợp khai thuế; nếu có mã thì có trạng thái riêng. Tra theo mã đơn vị chủ quản và mã địa điểm nếu có.
Người đứng đầu chi nhánh có ký hợp đồng thay công ty được không?
Người đứng đầu chi nhánh ký trong phạm vi được công ty uỷ quyền. Khi ký với chi nhánh, xin văn bản uỷ quyền hoặc quyết định bổ nhiệm có nêu phạm vi, và đọc xem có giới hạn giá trị hợp đồng không.
Mở lại chi nhánh ở nơi cũ thì dùng lại mã 13 số cũ được không?
Không. Mã đã chấm dứt không được dùng lại; chi nhánh mở mới sẽ nhận ba số đuôi khác.
