Khi mở một mảng kinh doanh mới mà hoạt động đó chưa có ngành tương ứng trên đăng ký doanh nghiệp, doanh nghiệp cần thông báo bổ sung ngành với cơ quan đăng ký kinh doanh theo Luật Doanh nghiệp. Nếu ngành mới là ngành có điều kiện, bổ sung ngành xong mới chỉ là bước đầu: còn phải đáp ứng điều kiện, có giấy phép hoặc chứng chỉ theo luật chuyên ngành trước khi hoạt động.
Phần hay bị bỏ quên là những chỗ phải cập nhật theo: thuế suất giá trị gia tăng của mặt hàng mới, tên hàng trên hoá đơn, cách hạch toán doanh thu tách riêng, nơi thực hiện hoạt động. Làm đủ ngay từ đầu thì mảng mới không kéo theo rắc rối cho mảng cũ.
Khi nào phải bổ sung ngành, khi nào không cần
| Tình huống | Có cần bổ sung ngành? |
|---|---|
| Mảng mới thuộc một mã cấp 4 đã đăng ký, không bị giới hạn bởi phần chi tiết | Không cần |
| Mảng mới thuộc mã đã đăng ký nhưng phần chi tiết đang ghi hẹp, không bao gồm hoạt động mới | Nên sửa phần chi tiết |
| Mảng mới thuộc một mã cấp 4 chưa có trong danh sách | Cần bổ sung |
| Mảng mới là ngành có điều kiện | Cần bổ sung và đáp ứng điều kiện trước khi hoạt động |
| Chỉ bán thêm một mặt hàng cùng nhóm với hàng đang bán | Thường không cần, nhưng kiểm lại phần chi tiết |
Cách kiểm nhanh: viết một câu mô tả hoạt động mới, tìm mã cấp 4 phù hợp nhất trong hệ thống ngành, rồi đối chiếu với danh sách ngành đang đăng ký kèm phần chi tiết.
Thứ tự làm cho đúng
- Xác định mã ngành cấp 4 của hoạt động mới và kiểm xem có thuộc danh mục ngành nghề kinh doanh có điều kiện không.
- Nếu là ngành có điều kiện: đọc luật chuyên ngành để biết điều kiện là gì (giấy phép, chứng chỉ hành nghề của người phụ trách, vốn, cơ sở vật chất) và thời gian chuẩn bị.
- Quyết định có đổi ngành chính không. Nếu mảng mới dự kiến chiếm phần lớn doanh thu, cân nhắc đổi ngành chính cùng lúc.
- Nộp thông báo bổ sung ngành với cơ quan đăng ký kinh doanh, nhận xác nhận.
- Hoàn tất điều kiện, giấy phép (với ngành có điều kiện).
- Cập nhật hệ thống nội bộ: danh mục hàng hoá, thuế suất, hoá đơn, sổ sách.
- Bắt đầu hoạt động và lập hoá đơn đầu tiên cho mảng mới.
Làm ngược — bán trước, bổ sung ngành sau — là cách làm hay gặp nhất và cũng là cách dễ bị hỏi nhất khi đối tác, ngân hàng hay cơ quan quản lý đối chiếu hoạt động thật với đăng ký.
Thuế suất và hoá đơn của mặt hàng mới
Mảng mới có thể có thuế suất giá trị gia tăng khác mảng cũ. Luật Thuế giá trị gia tăng 48/2024/QH15 có ba mức 0%, 5%, 10%, cùng một số nhóm hàng hoá, dịch vụ không chịu thuế; ngoài ra có chính sách giảm 2% cho một số nhóm theo nghị quyết của Quốc hội, cần tra thời hạn áp dụng. Thuế suất áp theo từng mặt hàng, dịch vụ cụ thể, không theo mã ngành đăng ký.
- Lập danh mục mặt hàng, dịch vụ mới và xác định thuế suất cho từng dòng trước khi lập hoá đơn đầu tiên.
- Kiểm xem mặt hàng mới có thuộc diện chịu thêm loại thuế, phí khác không (ví dụ thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường với một số hàng hoá). Nếu có, hỏi người làm kế toán về nghĩa vụ khai riêng.
- Cập nhật tên hàng, đơn vị tính, thuế suất trên phần mềm hoá đơn điện tử. Tên hàng trên hoá đơn phải mô tả đúng hàng bán, không dùng tên chung chung.
Sổ sách: tách doanh thu, chi phí của mảng mới
Không có quy định buộc mọi doanh nghiệp phải lập báo cáo riêng cho từng mảng, nhưng tách từ đầu thì có lợi:
- Khi mảng mới được ưu đãi thuế (theo địa bàn, theo dự án, theo lĩnh vực), phần thu nhập được ưu đãi thường phải hạch toán riêng mới được hưởng.
- Khi thuế suất khác nhau, doanh thu tách theo thuế suất giúp tờ khai giá trị gia tăng khớp với hoá đơn.
- Khi quyết định giữ hay bỏ mảng mới, chủ doanh nghiệp cần biết mảng đó lãi lỗ thật ra sao.
Cách làm đơn giản: mở mã hàng, tài khoản doanh thu và nhóm chi phí riêng cho mảng mới trong phần mềm kế toán ngay từ ngày đầu.
Làm mảng mới ở nơi khác: chi nhánh hay địa điểm kinh doanh
Nếu mảng mới diễn ra ở một địa điểm khác trụ sở — một xưởng, một kho, một cửa hàng — thì ngoài bổ sung ngành còn phải tính việc đăng ký nơi đó:
- Địa điểm kinh doanh: nơi thực hiện hoạt động kinh doanh cụ thể, phụ thuộc công ty hoặc chi nhánh.
- Chi nhánh: khi nơi đó cần thực hiện nhiều chức năng hơn, có người đứng đầu riêng, có thể tự lập hoá đơn.
Ngành của chi nhánh phải nằm trong ngành của công ty. Muốn chi nhánh làm mảng mới thì công ty phải có ngành đó trước.
Những chỗ khác hay quên cập nhật
- Hợp đồng mẫu và báo giá: mảng mới cần điều khoản riêng (bảo hành, nghiệm thu, trách nhiệm khi hư hỏng) khác mảng cũ.
- Hồ sơ năng lực, trang giới thiệu: khách lớn đối chiếu hồ sơ năng lực với đăng ký; ghi mảng mới khi đã có ngành và giấy phép, không ghi trước.
- Người lao động: mảng mới cần người có chứng chỉ thì hợp đồng lao động, bảo hiểm và hồ sơ chứng chỉ phải có trước ngày bắt đầu.
- Hạn giấy phép: ghi ngày hết hạn của giấy phép, chứng chỉ vào lịch nhắc việc; điều kiện kinh doanh phải được duy trì suốt thời gian hoạt động, không phải xin một lần là xong.
- Bảo hiểm tài sản, trách nhiệm: một số hoạt động mới (vận tải, kho bãi, thi công) nên có bảo hiểm phù hợp, có khi là điều kiện khách hàng đặt ra.
Một ví dụ giả định
Giả sử một cửa hàng vật liệu xây dựng (công ty trách nhiệm hữu hạn) mua thêm hai xe tải nhỏ và muốn nhận chở hàng cho khách ngoài, không chỉ chở hàng mình bán.
- Chở hàng mình bán cho khách là một phần của việc bán hàng. Nhận chở hàng cho người khác lấy tiền là hoạt động vận tải hàng hoá, một ngành riêng.
- Kinh doanh vận tải bằng xe ô tô là ngành có điều kiện theo pháp luật về giao thông, vận tải; cần tra điều kiện cụ thể và giấy phép kinh doanh vận tải trước khi nhận chở.
- Doanh nghiệp bổ sung mã ngành vận tải hàng hoá đường bộ, chuẩn bị điều kiện, xin giấy phép.
- Kế toán lập mã dịch vụ vận chuyển, xác định thuế suất cho dịch vụ này, tách doanh thu vận chuyển khỏi doanh thu bán vật liệu.
- Hợp đồng vận chuyển với khách ngoài làm theo mẫu riêng, không gộp vào hợp đồng mua vật liệu.
Nếu bỏ qua bước 2 và 3, xe vẫn chạy được nhưng mảng mới hoạt động khi chưa đủ điều kiện — rủi ro nằm ở cả chỗ bị xử phạt lẫn chỗ khách hàng lớn không chấp nhận hoá đơn vận chuyển của một đơn vị không có giấy phép.
Tự kiểm tra ở đâu
Danh sách ngành đang đăng ký, phần chi tiết và ngành chính tra trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp; danh mục ngành có điều kiện tra theo Luật Đầu tư và luật chuyên ngành đang hiệu lực. Sau khi bổ sung ngành, kiểm thông tin đăng ký thuế trong tài khoản thuế điện tử và thông tin trên cổng hoá đơn điện tử; trạng thái chính thức xem trên trang tra cứu thông tin người nộp thuế. Thuế suất của mặt hàng mới, khi không chắc, hỏi cơ quan thuế quản lý.
Để xem nhanh ngành chính hiện đang hiển thị công khai của doanh nghiệp mình sau khi bổ sung, có thể mở hồ sơ trên trang tra cứu doanh nghiệp của Thuế Số (thueso.com/tra-cuu), chú ý ngày ghi nhận vì dữ liệu cập nhật có độ trễ.
Câu hỏi thường gặp
Bán thử một thời gian rồi mới bổ sung ngành có được không?
Không nên. Hoạt động ngoài ngành đã đăng ký dễ bị hỏi khi đối chiếu, và với ngành có điều kiện thì bán thử khi chưa đủ điều kiện là vi phạm. Bổ sung ngành trước, rồi mới bán.
Bổ sung ngành có làm thay đổi mã số thuế không?
Không. Mã số thuế giữ nguyên; chỉ nội dung đăng ký thay đổi. Thông tin mới được liên thông sang hệ thống thuế.
Thêm ngành mới có phải đổi phương pháp tính thuế giá trị gia tăng không?
Thông thường không. Phương pháp tính thuế đã đăng ký áp dụng cho doanh nghiệp; điều cần xác định là thuế suất của từng mặt hàng mới. Nếu mảng mới làm thay đổi đáng kể quy mô, nên hỏi người làm kế toán về các lựa chọn.
Mảng mới chiếm phần lớn doanh thu thì có bắt buộc đổi ngành chính không?
Nên đổi để hồ sơ phản ánh đúng hoạt động chủ yếu, giúp đối tác và cơ quan quản lý hiểu đúng doanh nghiệp. Có thể làm cùng lúc với thủ tục bổ sung ngành.
Chi nhánh muốn làm mảng mới thì bổ sung ngành cho chi nhánh hay cho công ty?
Công ty phải có ngành đó trước; ngành của chi nhánh nằm trong phạm vi ngành của công ty. Sau đó mới đăng ký ngành cho chi nhánh nếu cần.
Bỏ bớt ngành không còn làm có cần không?
Không bắt buộc bỏ ngay, nhưng danh sách ngành gọn giúp đối tác đọc đúng doanh nghiệp. Đặc biệt nên rút những ngành có điều kiện mà doanh nghiệp không còn đáp ứng, để không bị hiểu là vẫn đang kinh doanh ngành đó.
Đã bổ sung ngành rồi, có cần báo cho khách hàng không?
Không bắt buộc, nhưng với khách lớn hay yêu cầu hồ sơ năng lực thì nên gửi giấy xác nhận mới, nhất là khi mảng mới có giấy phép riêng. Việc này giúp hồ sơ nhà cung cấp của họ khớp.
